La feuille de présence est obligatoire. Elle est établie avant l’assemblée générale et indique les nom et domicile de chaque copropriétaire présent ou représenté, participant à distance ou ayant voté par correspondance, ainsi que leur nombre de voix. Elle peut être tenue sous forme électronique (art. 14, D. 17 mars 1967) et est annexée au procès-verbal (art. 17, D. 17 mars 1967). Les participants à l’assemblée générale ont la possibilité de la consulter pendant la réunion.

«La gestion de copropriétés neuves présente un certain nombre de défis»

Docteure en géographie et urbanisme, et spécialiste de la fabrique de la ville, Sonia Dinh a rédigé un cahier consacré aux copropriétés : «La fabrique des copropriétés neuves dans les quartiers dits durables», publié par le Plan Urbanisme Construction Architecture (PUCA) en décembre 2025. Elle s’intéresse à la manière dont les acteurs anticipent la gestion des copropriétés sur plusieurs sites de l’agglomération de Nantes.

Le volume des archives en copropriété est en constante augmentation et les syndics manquent souvent de place dans leurs locaux. Compte tenu de l’importance des documents pour le syndicat des copropriétaires, leur conservation est une question primordiale.

Le syndic, professionnel ou bénévole, est tenu d’assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires (art. 18, I, 6e al. L. 1965). Cette tâche est comprise dans sa mission ordinaire. L’absence d’archivage peut entraîner un préjudice pour le syndicat des copropriétaires de nature à engager la responsabilité contractuelle du syndic. Son organisation doit permettre un accès rapide et facile aux documents recherchés. Ces derniers doivent être actualisés et mis à jour lorsque cela est nécessaire. Le syndic, doit prévoir un classement des archives permettant de distinguer celles pouvant apparaître utiles dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble (archives vivantes), de celles qui ne présentent plus, pour cette gestion, d’intérêt immédiat (archives dormantes), les premières devant être rapidement et facilement accessibles.

Le volume des archives est en constante augmentation et les dossiers peuvent s’accumuler au cours des années. Les syndics manquent souvent de stockage dans leurs locaux et une possible solution est l’externalisation, avec l’accord de l’assemblée générale.

L’assemblée générale est pour le gestionnaire le temps fort du métier. On dit que pour être syndic il faut aimer les assemblées !

C’est un secteur en forte croissance, poussé par deux tendances lourdes de l’évolution urbaine : les contraintes de mixité sociale et la tension foncière conduisant les collectivités à imposer aux aménageurs des opérations à usages multiples (logement libre, logement social, logement étudiant, bureaux, commerces, etc.). Sans oublier les centaines de copropriétés créées chaque année par la mise en vente des HLM, devenue une source du financement de nouveaux logements sociaux, et qui ne sont pas toutes, et de loin, gérées directement par les anciens propriétaires.

L’affaire est entendue depuis la loi ALUR du 24 mars 2014 : les honoraires du syndic sont déterminés de façon forfaitaire, les missions de gestion courante du syndic étant comprises dans le forfait de base voté en assemblée générale.

Certaines prestations peuvent néanmoins faire l’objet d’une rémunération complémentaire, selon des règles très strictes, définies dans le contrat-type.

En principe, les voix des copropriétaires, permettant de déterminer si une majorité requise est atteinte pour l’adoption d’une décision en assemblée générale, sont réparties selon les tantièmes de propriété (art. 22, L. 1965).

Il existe toutefois cinq hypothèses faisant exception à cette règle.

Certains immeubles ne trouvent pas de syndic professionnel pour gérer leur copropriété ou veulent faire des économies. Ils élisent un copropriétaire pour jouer ce rôle mais attention à la difficulté de la tâche !