Le volume des archives en copropriété est en constante augmentation et les syndics manquent souvent de place dans leurs locaux. Compte tenu de l’importance des documents pour le syndicat des copropriétaires, leur conservation est une question primordiale.
Le syndic, professionnel ou bénévole, est tenu d’assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires (art. 18, I, 6e al. L. 1965). Cette tâche est comprise dans sa mission ordinaire. L’absence d’archivage peut entraîner un préjudice pour le syndicat des copropriétaires de nature à engager la responsabilité contractuelle du syndic. Son organisation doit permettre un accès rapide et facile aux documents recherchés. Ces derniers doivent être actualisés et mis à jour lorsque cela est nécessaire. Le syndic, doit prévoir un classement des archives permettant de distinguer celles pouvant apparaître utiles dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble (archives vivantes), de celles qui ne présentent plus, pour cette gestion, d’intérêt immédiat (archives dormantes), les premières devant être rapidement et facilement accessibles.
Le volume des archives est en constante augmentation et les dossiers peuvent s’accumuler au cours des années. Les syndics manquent souvent de stockage dans leurs locaux et une possible solution est l’externalisation, avec l’accord de l’assemblée générale.
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