La feuille de présence est obligatoire. Elle est établie avant l’assemblée générale et indique les nom et domicile de chaque copropriétaire présent ou représenté, participant à distance ou ayant voté par correspondance, ainsi que leur nombre de voix. Elle peut être tenue sous forme électronique (art. 14, D. 17 mars 1967) et est annexée au procès-verbal (art. 17, D. 17 mars 1967). Les participants à l’assemblée générale ont la possibilité de la consulter pendant la réunion.
Même si elle est annexée au procès-verbal, la feuille de présence n’a pas à être adressée à chaque copropriétaire à l’issue de l’assemblée générale (Cass. 3e civ., 24 sept. 2008, n° 07-16.334P). Toutefois, le syndic en délivre une copie certifiée à tout copropriétaire qui en fait la demande (art. 33, D. 17 mars 1967 - Cass. 3e civ., 4 janv. 1996, n° 94-12.167). Pour ce faire, il va y apposer la mention attestant la conformité - par exemple : «certifié conforme à l’original» - suivie de la date, du lieu, de la signature et de son tampon.
Souvent, les syndics sont défavorables à cette communication car la feuille de présence contient un certain nombre de données personnelles et invoquent le règlement général sur la protection des données (RGPD). Or, il est de jurisprudence constante que le syndic ne peut pas refuser au motif que la feuille de présence mentionne le domicile des copropriétaires et en prétextant le respect de la vie privée (CA Rennes, 6 juin 2013, n° 11/07662). Il ne peut d’ailleurs pas se faire juge de la légitimité ou de l’utilité de la communication sollicitée (Cass. 3e civ., 18 déc. 2001, n° 00-14110). Le syndic ne peut pas non plus raturer les adresses des copropriétaires (CA d’Aix-en-Provence, 19 mars 2010, n° 08/19239).
En outre, la commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) a confirmé que, dès lors qu’un texte législatif ou réglementaire prévoit explicitement la consultation du document, le syndic ne peut invoquer le RGPD pour la refuser, c’est le cas pour les feuilles de présence annexées au procès-verbal (www.cnil.fr/fr/la-gestion-des-donnees-personnelles-au-sein-dune-copropriete, 18 nov. 2022).
Cette position avait déjà été validée par une réponse ministérielle qui précise que «l’accès à ces données étant limité aux seuls copropriétaires intéressés par les informations qu’il contient, lesquelles sont nécessaires à l’exercice de droits qui leur sont conférés par le statut de la copropriété, il en résulte que les données à caractère personnel accessibles sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, conformément au principe de minimisation des données posé par le c) de l’article 5 du RGPD» (Rép. minist. n° 17092, JO Sénat, 1er oct. 2020, p. 4463).
Aussi, le syndic doit remettre la feuille de présence au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier (conformément à l’art. 9.3 du contrat type).
