L’archivage en copropriété - Transmission des archives en cas de changement de syndic

Transmission des archives en cas de changement de syndic

Ces documents sont «portables» par l’ancien syndic et non «quérables» par le nouveau. Cela signifie qu’il appartient au syndic sortant de remettre les archives du syndicat des copropriétaires au nouveau syndic. Il s’agit d’assurer la continuité de la gestion des affaires du syndicat des copropriétaires en mettant le nouveau syndic en mesure d’administrer rapidement la copropriété.

Compte tenu des enjeux, les textes du statut de la copropriété réglemente en détail les modalités de transmission entre les syndics successifs.

La transmission des documents et archives du syndicat, ainsi que, le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés figurant dans l’extranet, doit être accompagnée d’un bordereau récapitulatif de ces pièces. Copie de ce bordereau est remise au conseil syndical (art. 33-1, D. 1967).

Le délai de transmission varie selon la nature des éléments transmis (art. 18-2, L. 1965) :

- dans le délai de 15 jours à compter de la cessation des fonctions : remise de la situation de trésorerie, des références des comptes bancaires du syndicat et des coordonnées de la banque. En raison de l’obligation d’ouvrir un compte séparé à la charge du syndic, la transmission des fonds est inutile. Désormais, le syndic a l’obligation de communiquer au nouveau syndic les références des comptes bancaires ouverts au nom du syndicat. En pratique, le nouveau syndic pourra se présenter à la banque du syndicat des copropriétaires avec les références des comptes bancaires et le procès-verbal d’assemblée générale de sa nomination ;

- dans le délai d’un mois à compter de la cessation des fonctions : l’ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés contenus dans l’extranet, dans un format téléchargeable et imprimable. Dans ce même délai, si les archives ont été externalisées, il est tenu d’informer le prestataire de ce changement en lui communiquant les coordonnées du nouveau syndic ;

- dans le délai de trois mois à compter de la cessation des fonctions (c’est-à dire deux mois suivant l’expiration du délai ci-dessus) : l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture. Il est ainsi supprimé le transfert des fonds et est ajoutée l’obligation de clôturer les comptes en sus de les apurer.

En cas d’inaction du syndic sortant, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical devra demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces, informations et documents dématérialisés ainsi que le versement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure. Cette action judiciaire doit être précédée d’une mise en demeure restée sans effet.