La durée de conservation
Si certains documents sont conservés sans limitation de durée (comme le règlement de copropriété) d’autres ont une durée de conservation variable selon leur nature. A la suite d’un tri régulier, certaines pièces sont détruites. Il est recommandé de soumettre la liste des pièces concernées au conseil syndical et de transmettre à son président une copie du procès-verbal de destruction (recommandation de la Commission relative à la copropriété n° 20 du 23 fév. 1999 concernant les archives du syndicat des copropriétaires).
Les pièces justificatives, documents de base de toute écriture comptable, doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l’immeuble). Elles doivent être datées et conservées par le syndic pendant dix ans, sauf dispositions expresses contraires (décret n°2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires). Par ailleurs, l’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans (art. L. 3243-4 du Code du travail). De plus, la conservation de certains de ces documents, au-delà des délais requis, peut présenter un intérêt particulier (documents nécessaires à la constitution du dossier de retraite d’un membre du personnel du syndicat, documents historiques...).
