L’externalisation de la conservation des archives
Compte tenu du manque de place pour stocker les archives, souvent volumineuses, l’assemblée générale peut décider, à la majorité de l’article 25, de les confier à une entreprise spécialisée, sans que cela puisse donner lieu à une rémunération complémentaire au profit du syndic (art. 18, I, 6e alinéa).
Dans cette hypothèse, le montant de la rémunération forfaitaire annuelle hors taxes du syndic est imputé soit d’une somme forfaitaire, soit de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (§ 7.1.5 du contrat de syndic type).
Parmi les sociétés d’archivage actuellement sur le marché, on peut notamment citer la société Pro Archives ou Smartarchives.
Le coût varie selon la prestation choisie. Il est habituellement compris entre 3 et 4 € par an et par lot pour l’archivage physique, mais il peut être déterminé sur devis en fonction du «volume de documents, la durée de conservation et l’ensemble des mouvements liés aux relivraisons pour des demandes de consultation» explique Denis Asseraf, responsable commercial chez Smartarchives. Le prix de l’archivage numérique dépend également de plusieurs facteurs, comme le volume, la qualité des documents, du niveau d’indexation, et du service attendu : recherche, multi-utilisateurs, etc.
Le prestataire se charge de la conservation des archives et de leur classement, selon un processus minutieux. Il doit respecter des normes spécifiques en matière d’archivage : la norme NF Z40-350 pour le papier (prestations et gestion externalisée de documents sur tous supports physiques) et la norme NF Z42-013 pour l’archivage numérique qui garantit la valeur probante du document numérisé par rapport à son format physique.
Yoann Zaouche, directeur général de Pro Archives, explique que la première étape consiste à déterminer le volume concerné. Pour ce faire, une visite chez le syndic s’impose afin d’évaluer la quantité des archives, et vérifier les conditions d’accès. Il précise qu’«en règle générale le syndic conserve l’année en cours et confie les archives dîtes historiques». Les archives sont ensuite placées dans des conteneurs qui sont triés, identifiés (prise de photo, QR Code), tracés et inventoriés. Enfin, ces conteneurs sont acheminés dans un centre d’archivage. En cas de besoin, le syndic peut accéder aux archives grâce à un inventaire disponible sur l’espace client de Pro Archives. Par ailleurs, « si le client a besoin de l’original, une livraison est effectuée en 48 heures».
Lorsque l’archivage est numérique, soit le papier est numérisé puis mis à disposition du client via une clef USB, un lien de téléchargement ou un accès sur un espace sécurisé, soit les documents sont déjà numérisés.
L’archivage numérique est fréquemment présenté par opposition à l’archivage papier alors que le plus souvent les syndicats de copropriétaires choisissent une combinaison des deux, ce que confirme Yoann Zaouche : «Très clairement, aujourd’hui, la solution la plus réaliste et la plus répandue, c’est le mixte». Il poursuit : «les originaux papier existent encore et certains documents doivent être conservés : règlement de copropriété, procès-verbal d’assemblée générale, état descriptif de division, plans, etc. Mais en même temps, les équipes ont besoin d’aller vite : retrouver une décision d’assemblée générale, une pièce comptable, un historique de sinistre, un contrat… Là, le numérique est un accélérateur énorme.». Même son de cloche chez Smartarchives : «les copropriétés ont commencé à envisager des solutions mixtes alliant archivage physique et numérique» constate Denis Asseraf. Il insiste toutefois sur la fiabilité des solutions numériques : «la mise en place de SAE (système d’archivage électronique) et de GED (Gestion électronique des données) a imposé, côté utilisateurs comme fournisseurs, des outils fiables. Ils doivent garantir la sécurité des systèmes informatiques, la sûreté des données et la localisation des serveurs, notamment en cas de recours au cloud.»
