Le contenu des archives
Même si l’inventaire de l’article 33 du décret du 17 mars 1967 n’est qu’indicatif, il énumère les principaux éléments constitutifs des archives :
- le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, ainsi que les modificatifs de ces actes ;
- les conventions relatives aux droits accessoires aux parties communes ;
- toutes conventions relatives à l’immeuble et au syndicat : contrats de maintenance des équipements communs (ascenseur, chauffage collectif, portes de garage par exemple), contrats d’assurance de l’immeuble (responsabilité, incendie, dégât des eaux, dommages-ouvrages le cas échéant), contrats de travail des préposés du syndicat (concierge, employé d’immeuble, préposé aux espaces verts par exemple) ;
- toutes pièces et documents relatifs à l’immeuble et au syndicat : la fiche cadastrale et la fiche hypothécaire générale de l’immeuble, les statuts de l’union de syndicats ou de l’association syndicale si elles existent, les dossiers relatifs au personnel du syndicat, les dossiers comptables et financiers, les documents d’urbanisme, les documents techniques relatifs à l’immeuble :
- toutes correspondances, plans, registres et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat ;
- les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes : copie des convocations et les accusés de réception correspondants, la feuille d’émargement lorsque les convocations sont remises contre récépissé ou émargement, l’ordre du jour et les documents notifiés en même temps que celui-ci, la feuille de présence, la copie des notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants et leurs accusés de réception ;
- les documents comptables du syndicat,
- le carnet d’entretien de l’immeuble ;
- et, le cas échéant, les diagnostics techniques.
A cette énumération, s’ajoute la liste des copropriétaires que le syndic est tenu de tenir à jour (art. 32, D. 1967).
Le syndic délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux, telles que la feuille de présence ou les convocations. Il remet au copropriétaire qui en fait la demande copie du carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, des diagnostics techniques.
