Le volume des archives en copropriété est en constante augmentation et les syndics manquent souvent de place dans leurs locaux. Compte tenu de l’importance des documents pour le syndicat des copropriétaires, leur conservation est une question primordiale.
Le syndic, professionnel ou bénévole, est tenu d’assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires (art. 18, I, 6e al. L. 1965). Cette tâche est comprise dans sa mission ordinaire. L’absence d’archivage peut entraîner un préjudice pour le syndicat des copropriétaires de nature à engager la responsabilité contractuelle du syndic. Son organisation doit permettre un accès rapide et facile aux documents recherchés. Ces derniers doivent être actualisés et mis à jour lorsque cela est nécessaire. Le syndic, doit prévoir un classement des archives permettant de distinguer celles pouvant apparaître utiles dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble (archives vivantes), de celles qui ne présentent plus, pour cette gestion, d’intérêt immédiat (archives dormantes), les premières devant être rapidement et facilement accessibles.
Le volume des archives est en constante augmentation et les dossiers peuvent s’accumuler au cours des années. Les syndics manquent souvent de stockage dans leurs locaux et une possible solution est l’externalisation, avec l’accord de l’assemblée générale.
Le contenu des archives
Même si l’inventaire de l’article 33 du décret du 17 mars 1967 n’est qu’indicatif, il énumère les principaux éléments constitutifs des archives :
- le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, ainsi que les modificatifs de ces actes ;
- les conventions relatives aux droits accessoires aux parties communes ;
- toutes conventions relatives à l’immeuble et au syndicat : contrats de maintenance des équipements communs (ascenseur, chauffage collectif, portes de garage par exemple), contrats d’assurance de l’immeuble (responsabilité, incendie, dégât des eaux, dommages-ouvrages le cas échéant), contrats de travail des préposés du syndicat (concierge, employé d’immeuble, préposé aux espaces verts par exemple) ;
- toutes pièces et documents relatifs à l’immeuble et au syndicat : la fiche cadastrale et la fiche hypothécaire générale de l’immeuble, les statuts de l’union de syndicats ou de l’association syndicale si elles existent, les dossiers relatifs au personnel du syndicat, les dossiers comptables et financiers, les documents d’urbanisme, les documents techniques relatifs à l’immeuble :
- toutes correspondances, plans, registres et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat ;
- les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes : copie des convocations et les accusés de réception correspondants, la feuille d’émargement lorsque les convocations sont remises contre récépissé ou émargement, l’ordre du jour et les documents notifiés en même temps que celui-ci, la feuille de présence, la copie des notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants et leurs accusés de réception ;
- les documents comptables du syndicat,
- le carnet d’entretien de l’immeuble ;
- et, le cas échéant, les diagnostics techniques.
A cette énumération, s’ajoute la liste des copropriétaires que le syndic est tenu de tenir à jour (art. 32, D. 1967).
Le syndic délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux, telles que la feuille de présence ou les convocations. Il remet au copropriétaire qui en fait la demande copie du carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, des diagnostics techniques.
La durée de conservation
Si certains documents sont conservés sans limitation de durée (comme le règlement de copropriété) d’autres ont une durée de conservation variable selon leur nature. A la suite d’un tri régulier, certaines pièces sont détruites. Il est recommandé de soumettre la liste des pièces concernées au conseil syndical et de transmettre à son président une copie du procès-verbal de destruction (recommandation de la Commission relative à la copropriété n° 20 du 23 fév. 1999 concernant les archives du syndicat des copropriétaires).
Les pièces justificatives, documents de base de toute écriture comptable, doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l’immeuble). Elles doivent être datées et conservées par le syndic pendant dix ans, sauf dispositions expresses contraires (décret n°2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires). Par ailleurs, l’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans (art. L. 3243-4 du Code du travail). De plus, la conservation de certains de ces documents, au-delà des délais requis, peut présenter un intérêt particulier (documents nécessaires à la constitution du dossier de retraite d’un membre du personnel du syndicat, documents historiques...).
L’externalisation de la conservation des archives
Compte tenu du manque de place pour stocker les archives, souvent volumineuses, l’assemblée générale peut décider, à la majorité de l’article 25, de les confier à une entreprise spécialisée, sans que cela puisse donner lieu à une rémunération complémentaire au profit du syndic (art. 18, I, 6e alinéa).
Dans cette hypothèse, le montant de la rémunération forfaitaire annuelle hors taxes du syndic est imputé soit d’une somme forfaitaire, soit de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (§ 7.1.5 du contrat de syndic type).
Parmi les sociétés d’archivage actuellement sur le marché, on peut notamment citer la société Pro Archives ou Smartarchives.
Le coût varie selon la prestation choisie. Il est habituellement compris entre 3 et 4 € par an et par lot pour l’archivage physique, mais il peut être déterminé sur devis en fonction du «volume de documents, la durée de conservation et l’ensemble des mouvements liés aux relivraisons pour des demandes de consultation» explique Denis Asseraf, responsable commercial chez Smartarchives. Le prix de l’archivage numérique dépend également de plusieurs facteurs, comme le volume, la qualité des documents, du niveau d’indexation, et du service attendu : recherche, multi-utilisateurs, etc.
Le prestataire se charge de la conservation des archives et de leur classement, selon un processus minutieux. Il doit respecter des normes spécifiques en matière d’archivage : la norme NF Z40-350 pour le papier (prestations et gestion externalisée de documents sur tous supports physiques) et la norme NF Z42-013 pour l’archivage numérique qui garantit la valeur probante du document numérisé par rapport à son format physique.
Yoann Zaouche, directeur général de Pro Archives, explique que la première étape consiste à déterminer le volume concerné. Pour ce faire, une visite chez le syndic s’impose afin d’évaluer la quantité des archives, et vérifier les conditions d’accès. Il précise qu’«en règle générale le syndic conserve l’année en cours et confie les archives dîtes historiques». Les archives sont ensuite placées dans des conteneurs qui sont triés, identifiés (prise de photo, QR Code), tracés et inventoriés. Enfin, ces conteneurs sont acheminés dans un centre d’archivage. En cas de besoin, le syndic peut accéder aux archives grâce à un inventaire disponible sur l’espace client de Pro Archives. Par ailleurs, « si le client a besoin de l’original, une livraison est effectuée en 48 heures».
Lorsque l’archivage est numérique, soit le papier est numérisé puis mis à disposition du client via une clef USB, un lien de téléchargement ou un accès sur un espace sécurisé, soit les documents sont déjà numérisés.
L’archivage numérique est fréquemment présenté par opposition à l’archivage papier alors que le plus souvent les syndicats de copropriétaires choisissent une combinaison des deux, ce que confirme Yoann Zaouche : «Très clairement, aujourd’hui, la solution la plus réaliste et la plus répandue, c’est le mixte». Il poursuit : «les originaux papier existent encore et certains documents doivent être conservés : règlement de copropriété, procès-verbal d’assemblée générale, état descriptif de division, plans, etc. Mais en même temps, les équipes ont besoin d’aller vite : retrouver une décision d’assemblée générale, une pièce comptable, un historique de sinistre, un contrat… Là, le numérique est un accélérateur énorme.». Même son de cloche chez Smartarchives : «les copropriétés ont commencé à envisager des solutions mixtes alliant archivage physique et numérique» constate Denis Asseraf. Il insiste toutefois sur la fiabilité des solutions numériques : «la mise en place de SAE (système d’archivage électronique) et de GED (Gestion électronique des données) a imposé, côté utilisateurs comme fournisseurs, des outils fiables. Ils doivent garantir la sécurité des systèmes informatiques, la sûreté des données et la localisation des serveurs, notamment en cas de recours au cloud.»
Le rôle de l’intelligence artificielle
De plus en plus présente dans le quotidien des professionnels de l’immobilier, l’intelligence artificielle (IA) trouve aussi sa place dans la conservation des archives. Face à un volume croissant des documents, au respect des mesures législatives et réglementaires et aux exigences d’efficacité, l’intelligence artificielle apporte des solutions concrètes.
Pour Denis Asseraf «l’Intelligence artificielle est un apport non négligeable dans l’exploitation des données et plus particulièrement des informations disponibles dans les documents archivés». Il explique qu’à l’avenir, «les différents systèmes d’IA en développement auront la capacité de reconstruire l’information manquante sur certains documents historiques ou trop ancien (IA générative)».
De son côté, Yoann Zaouche, considère l’intelligence artificielle comme un tournant majeur des prochaines années : «On passe d’un archivage qui stocke à un archivage qui comprend. L’IA permet déjà de classer automatiquement, d’extraire les informations clés, de reconnaître les typologies de documents, de rattacher un fichier à la bonne copropriété, à la bonne période, etc. Demain, l’IA va surtout changer la manière dont on accède aux archives : au lieu de chercher un nom de fichier, on pose une question et la réponse apparaît, avec les sources». Il estime que l’impact est énorme pour la profession car «l’IA fiabilise la transmission lors des changements de syndic, réduit les pertes, et transforme les archives en un actif exploitable plutôt qu’un fardeau administratif».
Transmission des archives en cas de changement de syndic
Ces documents sont «portables» par l’ancien syndic et non «quérables» par le nouveau. Cela signifie qu’il appartient au syndic sortant de remettre les archives du syndicat des copropriétaires au nouveau syndic. Il s’agit d’assurer la continuité de la gestion des affaires du syndicat des copropriétaires en mettant le nouveau syndic en mesure d’administrer rapidement la copropriété.
Compte tenu des enjeux, les textes du statut de la copropriété réglemente en détail les modalités de transmission entre les syndics successifs.
La transmission des documents et archives du syndicat, ainsi que, le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés figurant dans l’extranet, doit être accompagnée d’un bordereau récapitulatif de ces pièces. Copie de ce bordereau est remise au conseil syndical (art. 33-1, D. 1967).
Le délai de transmission varie selon la nature des éléments transmis (art. 18-2, L. 1965) :
- dans le délai de 15 jours à compter de la cessation des fonctions : remise de la situation de trésorerie, des références des comptes bancaires du syndicat et des coordonnées de la banque. En raison de l’obligation d’ouvrir un compte séparé à la charge du syndic, la transmission des fonds est inutile. Désormais, le syndic a l’obligation de communiquer au nouveau syndic les références des comptes bancaires ouverts au nom du syndicat. En pratique, le nouveau syndic pourra se présenter à la banque du syndicat des copropriétaires avec les références des comptes bancaires et le procès-verbal d’assemblée générale de sa nomination ;
- dans le délai d’un mois à compter de la cessation des fonctions : l’ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés contenus dans l’extranet, dans un format téléchargeable et imprimable. Dans ce même délai, si les archives ont été externalisées, il est tenu d’informer le prestataire de ce changement en lui communiquant les coordonnées du nouveau syndic ;
- dans le délai de trois mois à compter de la cessation des fonctions (c’est-à dire deux mois suivant l’expiration du délai ci-dessus) : l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture. Il est ainsi supprimé le transfert des fonds et est ajoutée l’obligation de clôturer les comptes en sus de les apurer.
En cas d’inaction du syndic sortant, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical devra demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces, informations et documents dématérialisés ainsi que le versement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure. Cette action judiciaire doit être précédée d’une mise en demeure restée sans effet.
