L’exploitation des résultats des formulaires de vote implique-t-elle un travail préparatoire pour le syndic ?
Jérôme Lassalle (Pdt du Cabinet Audouard, syndic, Hossegor) : «Absolument. Pour ne pas ralentir et perturber le déroulement de l’assemblée générale, il est indispensable de traiter et d’exploiter en amont les formulaires de vote reçus.
Il faut, en premier lieu, renseigner la feuille de présence : identifier chaque votant par correspondance et indiquer la date de réception du formulaire.
Ensuite, il convient de «pré-saisir» l’ensemble des votes des formulaires dans son logiciel de tenue d’assemblée générale, ou sur un projet de procès-verbal à compléter en séance.
Deux situations soulèvent des difficultés :
- aucune case de vote n’est cochée sur le formulaire pour une ou plusieurs résolutions : le copropriétaire doit être considéré comme défaillant, c’est-à-dire non participant au vote de ladite résolution. Ses voix sont alors déduites du total des votants -avec des conséquences pour les votes aux majorités prévues aux articles 25 et 26.
- en cours d’assemblée une résolution est amendée : le copropriétaire ayant voté favorablement par correspondance pour la résolution d’origine doit, là aussi, être considéré défaillant.
Ce qui implique que la saisie initiale d’un vote favorable effectuée de manière préparatoire puisse être modifiée lors de la séance.
Le travail préparatoire est donc susceptible d’être remis en cause pendant l’assemblée générale : l’emploi d’un logiciel de tenue d’assemblée générale conçu pour l’exploitation des formulaires de vote devient alors indispensable, l’établissement purement manuel du procès-verbal dans ces conditions devenant un réel casse-tête.
Pour faciliter et sécuriser la prise en compte des formulaires de vote, il faut donc que les logiciels s’adaptent pour intégrer :
- la «pré-saisie» des votes par correspondance ;
- le cas du défaillant par absence de vote sur le formulaire ;
- la modification du vote pré-saisi en cas de résolution amendée en assemblée générale.
Certains éditeurs de logiciels ont déjà effectué une mise à jour ad hoc, faisant là preuve d’une belle réactivité.»
