«Un palliatif pour la tenue de certaines assemblées sans enjeu»
Sans doute, l’année 2020 marque-t-elle une mue dans l’organisation et la tenue des assemblées générales de copropriété. Favorisé ou rendu obligatoire par l’épidémie, le vote par correspondance est en passe de modifier durablement la prise de décisions dans les immeubles résidentiels. La rédaction a mené l’enquête sur la manière dont les professionnels perçoivent ce mode de participation. Alors, le vote par correspondance est-il une avancée pour vous ?
Nous remercions Nafy-Nathalie Diop, responsable copropriété à Anthony ; Jérôme Lassalle, président du Cabinet Audouard, syndic, Hossegor ; William Reich, président de la SAS Royal Immo, La Valette-du-Var ; Geoffrey Wion-Florens, responsable copropriété à Perpignan ; Fanny Visbecq et Aurélie Taillade, agents immobiliers et syndics à Nice.
Qu’ils soient remerciés du temps qu’ils nous ont consacré.
La rédaction de l’ordre du jour est-elle radicalement différente dans le cadre d’un formulaire de vote par correspondance ?
Nafy-Nathalie Diop (responsable copropriété à Anthony) : «L’intention du vote par correspondance est de permettre aux copropriétaires de réinvestir la gestion de leur immeuble en les dispensant de participer à des assemblées générales auxquelles ils ne peuvent ou ne veulent plus assister. Les convaincre, à défaut de se déplacer, de renvoyer au moins un bulletin rempli de manière cohérente est devenu la mission impossible du syndic.
En effet, le copropriétaire donnait souvent son pouvoir au conseil syndical ou votait comme lui. Il n’a pas plus envie aujourd’hui de consacrer du temps à comprendre sa convocation ou de prendre le risque d’une mauvaise décision. Ne pas voter ou, pire, voter n’importe comment est beaucoup plus facile.
Pour éviter ces écueils, motiver les résolutions de manière à éviter des questions en suspens devient primordial. Inenvisageable également de laisser des blancs à compléter parce qu’ils pourraient devenir une modification transformant un votant en défaillant. Aussi, l’ordre du jour doit être complet et précis.
Proposer différentes options est source de complication en l’absence de débats. Sortir de sa neutralité habituelle de rédaction devient une obligation pour le syndic. Son devoir de conseil sera précieux pour simplifier les prises de décision en limitant les choix (…).
C’est là que se trouve en réalité la transformation radicale : dans ce mouvement de rédaction qui va remettre l’expertise du syndic au cœur de la gestion des immeubles et restaurer la confiance comme base de relation entre lui et ses mandants.»
L’exploitation des résultats des formulaires de vote implique-t-elle un travail préparatoire pour le syndic ?
Jérôme Lassalle (Pdt du Cabinet Audouard, syndic, Hossegor) : «Absolument. Pour ne pas ralentir et perturber le déroulement de l’assemblée générale, il est indispensable de traiter et d’exploiter en amont les formulaires de vote reçus.
Il faut, en premier lieu, renseigner la feuille de présence : identifier chaque votant par correspondance et indiquer la date de réception du formulaire.
Ensuite, il convient de «pré-saisir» l’ensemble des votes des formulaires dans son logiciel de tenue d’assemblée générale, ou sur un projet de procès-verbal à compléter en séance.
Deux situations soulèvent des difficultés :
- aucune case de vote n’est cochée sur le formulaire pour une ou plusieurs résolutions : le copropriétaire doit être considéré comme défaillant, c’est-à-dire non participant au vote de ladite résolution. Ses voix sont alors déduites du total des votants -avec des conséquences pour les votes aux majorités prévues aux articles 25 et 26.
- en cours d’assemblée une résolution est amendée : le copropriétaire ayant voté favorablement par correspondance pour la résolution d’origine doit, là aussi, être considéré défaillant.
Ce qui implique que la saisie initiale d’un vote favorable effectuée de manière préparatoire puisse être modifiée lors de la séance.
Le travail préparatoire est donc susceptible d’être remis en cause pendant l’assemblée générale : l’emploi d’un logiciel de tenue d’assemblée générale conçu pour l’exploitation des formulaires de vote devient alors indispensable, l’établissement purement manuel du procès-verbal dans ces conditions devenant un réel casse-tête.
Pour faciliter et sécuriser la prise en compte des formulaires de vote, il faut donc que les logiciels s’adaptent pour intégrer :
- la «pré-saisie» des votes par correspondance ;
- le cas du défaillant par absence de vote sur le formulaire ;
- la modification du vote pré-saisi en cas de résolution amendée en assemblée générale.
Certains éditeurs de logiciels ont déjà effectué une mise à jour ad hoc, faisant là preuve d’une belle réactivité.»
La lecture de certains formulaires peut révéler des scories (ratures, contradictions, omission d’un vote…). Comment appréhendez-vous ces difficultés ?
Geoffrey Wion-Florens, (responsable copropriété à Perpignan) : «Aujourd’hui, en plein reconfinement, ce mode de vote prévu pour être «accessoire» est devenu (quasi) la règle. Et ce qui devait arriver, arriva. Les craintes des syndics quant à la compréhension par les votants et la rigidité formelle du formulaire étaient justifiées. «On trouve de tout !», est l’expression unanime des confrères. Votes “contre des travaux” mais “pour les honoraires travaux” ; votes “pour tous les devis présentés” [dans le même temps que des] votes “contre le principe des travaux en question” ! A cela s’ajoutent ratures, cochage de plusieurs cases, omission de cocher sur certaines résolutions et j’en passe !
Personnellement, si plusieurs cases sont cochées et/ou contradiction, je pars du principe que le vote est «exprimé» mais sans choix, donc abstentionniste. Pour une résolution sans choix coché, je considère que le copropriétaire n’a pas pris part au vote et donc «défaillant» (et donc à sortir pour cette résolution du quorum). Sur les «ajouts» de commentaires, je n’en tiens pas cas et regarde seulement si un vote est exprimé (une case cochée ou non).
À défaut de ne pouvoir «amender» une résolution sans «perdre» les votes “pour”, il faut, soit procéder à un appel à candidature au conseil syndical en amont, soit prévoir le renouvellement de l’existant. Il faut faire une résolution par devis présenté, idem pour toutes résolutions dites à trou». Le problème des ratures/surcharges est autre selon moi : celui de la preuve. Peut-être s’inspirer de l’article 13 du décret n° 71-941 relatif aux actes notariés, comptabilisant les ratures et autres scories en bas de page d’un prochain modèle de formulaire ?
Le travail du rédacteur de l’ordre du jour se trouve considérablement alourdi et risqué. La sécurité juridique des assemblées générales sur le fil. Quid de l’intégration des heures passées à saisir les formulaires dans la tarification de l’assemblée dans le contrat-type ? à suivre !»
Avez-vous constaté une augmentation de la participation des copropriétaires depuis l’introduction du vote par correspondance ?
William Reich (président de la SAS Royal Immo, La Valette-du-Var) : «L’une des grandes avancées apportées par la loi ELAN du 23 novembre 2018 a été de permettre aux copropriétaires de pouvoir voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par un arrêté publié le 3 Juillet 2020.
L’article 9 du décret du 17 mars 1967 prévoit que le formulaire de vote par correspondance doit être joint à la convocation.
Ce formulaire doit, pour être pris en compte, être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion.
Au travers de cette crise sanitaire qui empêche toute tenue, en présentiel, d’assemblées générales, cette mise en œuvre de vote par correspondance a eu un effet partagé sur la participation des copropriétaires.
Il a fallu, au préalable, expliquer le process à certains copropriétaires et aux membres des conseils syndicaux qui ont servi de relais auprès d’autres copropriétaires.
Avec le recul de plusieurs assemblées générales tenus dans ce mode de fonctionnement, il en résulte une augmentation significative de participants (+ 10/12 %) mais un taux d’abstention également plus élevé (+ 15 %).
Ce mode de vote par correspondance est un palliatif pour la tenue de certaines assemblées sans enjeu important mais des résolutions plus lourdes doivent être explicitées au cours de l’assemblée et sans doute la visioconférence pourra être un bon compromis avec des aléas sur la mise en œuvre sur des grosses copropriétés.»
Quelles sont, globalement, les réactions des copropriétaires au sujet de cette modalité de vote ?
Aurélie Taillade et Fanny Visbecq (agents immobiliers et syndics à Nice) : «En cette période morose, la dure réalité de la vie en copropriété finit toujours par nous rattraper avec son lot d’obligations liées, notamment, à nos fins de contrat de syndic. Avec le premier confinement, beaucoup de copropriétaires avaient exprimé leur crainte concernant les futures assemblées générales ; ne pas se voir et encore moins échanger amène de la frustration.
Le législateur propose deux solutions, la visioconférence et le vote par correspondance. Pour répondre au mieux aux attentes de nos copropriétaires, nous devions, avant de prendre une décision, bien analyser notre clientèle.
En l’occurrence par moitié, nous avons un public actif et l’autre à la retraite, avec souvent des difficultés avec Internet, sans compter quelques contestataires ou même ceux qui n’ont ni portable ni ordinateur. La notion de coût aussi rentre en compte, le matériel à faire supporter à la copropriété, les risques de coupure propres aux connexions, les personnes qui se déconnectent… De facto, la visioconférence a été mise de côté. Il nous restait le vote par correspondance, à en appréhender son lot d’obligations et de conformités sous peine d’annulation… Et comment le mettre en pratique avec le logiciel. Une fois la décision prise, il a fallu la soumettre au conseil syndical.
À notre grande surprise, cette proposition de vote par correspondance a été très bien reçue voire avec du soulagement. Le syndic amenait une solution simple et rapide. Tous ont compris qu’il fallait avancer malgré la situation car sans assemblée générale beaucoup de questions sur des travaux étaient en attente dans les copropriétés et de fait, en suspens, avec tous les risques que cela implique.
Et le verre n’est pas toujours à moitié vide ; il ressort de cette situation que des copropriétaires n’ayant jamais été, ou peu actifs ont répondu présents à ce vote. Nous frôlons les 100 % de retour. A quelque chose malheur est bon… »
En savoir plus
Le vote par correspondance,
Point de droit de David Rodrigues paru dans le n° 663, nov. 2020, p. 10.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 664 de décembre 2020
