Une banque indispensable au quotidien
Enfin, les banques gèrent le compte de 700 000 copropriétés. Chaque immeuble dispose d’un compte propre dit «séparé» en vertu de l’article 18, alinéa II, de la loi du 10 juillet 1965. Le syndic, qu’il soit non professionnel (bénévole) ou professionnel est tenu d’ouvrir le compte au nom du syndicat des copropriétaires. Le syndicat peut d’ailleurs choisir la banque de son choix à la majorité de l’article 25. Pour autant, rares sont les immeubles à le faire : elles ne sont que 5 et 10 % à passer à l’action selon les observateurs du secteur notamment parce que beaucoup ignorent qu’elles en ont le droit. La quasi-totalité des copropriétés laissent donc le syndic choisir l’établissement bancaire qu’il utilise généralement pour toutes les copropriétés de son portefeuille.
Pourtant, les avantages ne sont pas négligeables à ce que le syndicat des copropriétaires choisisse sa banque. Cela permet de maitriser les frais des comptes qui peuvent parfois représenter une somme non négligeable pour un petit immeuble. Cela permet de comparer les offres bancaires, les services associés mais aussi de diminuer la dépendance au syndic. En effet, lorsque le syndic gère la banque, la copropriété est moins autonome et moins bien informée des flux d’argent. Pourtant, savoir si les copropriétaires sont à jour de leurs charges et si les fournisseurs sont payés est important. Les relevés de comptes doivent automatiquement être mis sur l’extranet de la copropriété. En pratique, ces relevés ne sont pas toujours consultés et sont parfois peu transparents sur la nature de l’opération. Si les relevés transmis par les banques ne sont pas clairs, le conseil syndical peut, le cas échéant, demander les bordereaux de virements et de remises de chèques. En cas de doute, il reste possible de mettre le choix de la banque à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Rappelons enfin que les intérêts produits par un compte livret A sont définitivement acquis au syndicat (art, 18, II, loi 1965). Leur affectation est décidée par l’assemblée générale des copropriétaires : conservation sur le livret A, paiement des charges, redistribution aux copropriétaires, etc. (art. 4 du décret n°2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires)
Enfin, les banques qui travaillent avec les copropriétés développent de nouveaux services permettant plus de fluidité. Plusieurs banques, et notamment la Banque Palatine (groupe BPCE), développent une offre spécifique aux copropriétés avec des plateformes de gestion des comptes sur internet, permettant au syndic et aux copropriétaires de gérer et de consulter facilement le compte bancaire. Autres services : des solutions de gestion des flux financiers sous protocole Ebics TS - un outil bancaire sécurisé destiné à transmettre des ordres de paiement comme des virements, des prélèvements, etc. de façon électronique et signée- spécialement adaptées à la gestion de portefeuilles de copropriétés. La solution Ebics TS permet au syndic d’envoyer des virements groupés (ex. paiement des fournisseurs, des entreprises de travaux, honoraires, etc.), d’automatiser la saisie des ordres de paiement via leur logiciel de gestion, mais aussi de signer électroniquement les ordres (en respectant les normes de sécurité bancaire). Cela permet de gagner du temps en évitant les doubles saisies, les erreurs, ou les connexions manuelles sur les interfaces bancaires. Enfin, les banques proposent également à la copropriété de disposer de relevés de comptes mensuels dématérialisés. Ces relevés peuvent être chargés par grappes et déposés directement sur l’intranet copropriétés.
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