Quels sont les documents à collecter ?
L’article 33 du décret du 17 mars 1967 énumère les pièces et documents à collecter à titre d’archives de la copropriété. Cette liste est indicative. Elle comprend l’état descriptif de division, le règlement de copropriété, l’état de répartition des charges, les conventions relatives aux droits accessoires aux parties communes et leurs actes modificatifs, ainsi que les conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat, et en particulier les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes.
L’appellation de «conventions» renvoie notamment aux contrats de maintenance des équipements communs, tels que les ascenseurs, l’installation de chauffage collectif, les portes de garage, etc., aux contrats d’assurance de l’immeuble qu’il s’agisse de couvrir la responsabilité civile de la copropriété, de la garantie contre l’incendie, les dégâts des eaux ou les dommages-ouvrage, aux contrats de travail des concierge, employé d’immeuble ou aux espaces verts ou tout autre personnel du syndicat, ainsi que les adhésions aux caisses de sécurité sociale, retraite et mutuelle.
Sous le vocable «pièces et documents relatifs à l’immeuble et au syndicat», figurent notamment la fiche cadastrale et la fiche hypothécaire générale de l’immeuble, la liste des membres du syndicat et celle du conseil syndical, les dossiers comptables et financiers, les documents d’urbanisme, les documents techniques relatifs à l’immeuble, notamment les plans de l’immeuble, son carnet d’entretien et des travaux de maintenance effectués ainsi que son diagnostic technique.
Les éléments relatifs aux assemblées générales visent la copie des convocations et les accusés de réception correspondants, la feuille d’émargement lorsque les convocations sont remises contre récépissé et émargement, l’ordre du jour et les documents notifiés en même temps que celui-ci, la feuille de présence, la copie des notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants et leurs accusés de réception.
En outre, les archives se composent de tous les autres documents de gestion, à savoir les correspondances avec les fournisseurs, les pièces des procédures judiciaires, les dossiers de sinistre et tout contrat d’adhésion.
Indépendamment du contenu de l’article 33, les archives comprennent des documents liés à la réglementation générale, par exemple le dossier d’intervention ultérieure prévu à l’article R. 4532-97 du Code du travail ou le carnet d’entretien des portes de garage (art. R. 134-58 du Code la construction et de l’habitation).
