Copropriété : Choisir son logiciel pour la tenue des AG

par Paul TURENNE, rédacteur juridique
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© Fizkes / Abobe StokeConfiguration aisée des profils de copropriétaires et des points de l’ordre du jour, émargement facilité, pilotage des votes, édition rapide des procès-verbaux… 

Autant d’éléments permis par un bon logiciel lors d’une assemblée générale de copropriété de visu ou à distance. État de l’art.

Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 682 d'octobre 2022

Depuis la loi ELAN, les copropriétaires peuvent en effet participer à une assemblée générale (AG) physiquement, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Ils peuvent, en outre, voter par correspondance avant la tenue de celle-ci, via un formulaire.
Objectifs affichés par le législateur : assouplir les conditions de vote afin de maximiser la participation des copropriétaires et, ainsi, favoriser l’adoption des résolutions.

Le secteur de l’administration de biens - et de l’immobilier de manière générale - a donc vu ses métiers fortement évoluer. Avec, in fine, plus de productivité. 


AG : le changement dans la continuité

En matière d’assemblée générale, qu’elle soit annuelle ou supplémentaire, la quasi-totalité des logiciels de gestion à destination des syndics prévoient des modules ad hoc. Objectif : pouvoir gérer le plus automatiquement possible toutes les étapes nécessaires de la préparation à l’édition du procès-verbal, en passant par la tenue de l’AG en tant que telle.

Une solution efficace doit ainsi intégrer plusieurs points. S’agissant de l’élaboration de l’ordre du jour, la mise en ligne des documents de l’exercice (factures, devis, courriers…), et, le cas échéant, la gestion du vote par correspondance et des documents PDF pour un envoi en recommandé électronique.

Le jour de l’AG, avec la feuille de présence des copropriétaires, le logiciel doit bien évidemment gérer les arrivées et départs de ces derniers. Mais aussi les votes automatisés des résolutions par rapport aux majorités requises. Enfin, la rédaction et l’impression du procès-verbal doivent pouvoir être effectuées dès la fin de l’assemblée. Avec, le cas échéant, une signature électronique et un export à un format PDF (en particulier pour les copropriétaires) ou tableur (.xls) plus pratique pour les gestionnaires.


Votre électronique : sur place ou à distance

Le vote électronique constitue une alternative intéressante lors de l’AG pour assurer le vote des résolutions à distance, en complément du vote en présentiel, voire du vote par correspondance. Il permet ainsi d’organiser une AG selon les tantièmes de chaque participant, en gérant au préalable les convocations et l’attribution des pouvoirs pour les mandataires.

De quoi simplifier les différentes étapes des opérations de vote : accueil et émargement des copropriétaires, comptage des votes, répartition des tantièmes, édition des procès-verbaux. Ceci pour une assemblée générale en ligne ou bien en présentiel, éventuellement via des boîtiers de vote.

Le leader du vote électronique des assemblées, aussi bien en présentiel qu’en distanciel, reste Votebox (anciennement Quizzbox). Mais d’autres acteurs sont présents, tels Voxaly du groupe  Docaposte, ou bien V8TE plus axé sur une cible entreprises.


Tenue des AG à distance : une large offre

Outre les acteurs existants, plusieurs outils facilitant la tenue d’assemblée générale en ligne ont été mis sur le marché ces dernières années. À l’image d’AG-Connect par le groupe Immo Square ou de Syment, désormais acteurs reconnus sur ce créneau. A signaler également, la solution Voteer qui permet de déterminer le niveau de risque avec, jusqu’à trois niveaux d’authentification, une cryptographie asymétrique pour bloquer les tentatives de surveillance ou de falsification ou bien encore un tchat intégré à la vidéo.

Les éditeurs de logiciels métiers ont également profité de la période de crise sanitaire pour lancer de nouveaux produits. Seiitra propose, par exemple, une solution d’AG en ligne grâce à son logiciel Powimo. Enfin, logiciel se voulant nativement collaboratif, Neoteem a fait son apparition sur ce segment des logiciels métiers.

Gercop, un des leaders du secteur, et Vilogi, éditeurs historiques de l’univers de la gestion déléguée, ne sont pas en reste. Ils ont ainsi enrichi leurs offres pour les administrateurs de biens, avec des extranets conviviaux et des dispositifs d’assemblées générales distancielles sécurisés. Autre acteur historique, Timci propose une solution performante de type ERP couvrant tous les aspects métiers de la gestion immobilière, via des modules.

Le plus souvent idéales pour les copropriétaires résidant loin d’une copropriété, les solutions d’AG en ligne sont nettement préférables au vote par correspondance empêchant tout débat entre copropriétaires. De fait, le taux de participation augmente nettement avec les AG en ligne.

Ces dernières n’en demeurent pas moins plus complexes à organiser que les AG en présentiel.

Premier obstacle, le temps de préparation allongé pour les équipes d’un syndic par rapport aux AG «classiques». Envoi des codes d’accès aux copropriétaires et réponses aux inévitables questions à propos du fonctionnement de la réunion sont ainsi à intégrer. De même, la réunion en elle-même, les débats n’étant pas aussi fluides qu’en présentiel.

Dans la pratique, tout porte à croire que les différents types d’AG vont coexister. Certains professionnels entendent plutôt réserver les AG numériques aux petites copropriétés de leur portefeuille. D’autres, à l’inverse, estiment que les AG en présentiel resteront minoritaires, a contrario des réunions des conseils syndicaux plutôt faites à distance, voire en mode hybride. Autre possibilité : une AG de chaque nature par an, les rencontres en présentiel étant réservées aux votes les plus importants.

Parmi les freins à l’expansion des assemblées générales à distance figurenotamment la crainte par certains syndics d’une absence de garantie de la sécurité juridique des décisions. Les modalités distancielles peuvent, en effet, poser des problèmes spécifiques lors du décompte des voix. Du reste, le moindre incident technique entraînant la déconnexion d’un copropriétaire pourrait conduire à la remise en cause d’un vote sinon de la réunion elle-même. D’où l’important travail fourni par les éditeurs de logiciel pour proposer des solutions fiables, évolutives et qualitatives. Sans compter l’ergonomie indispensable pour offrir la meilleure expérience client aux gestionnaires et, le cas échéant, aux copropriétaires. 


Les fonctionnalités indispensables à vérifier

• Configuration initiale des copropriétaires :
-
Import de la liste des copropriétaires depuis un tableur ou à l’aide d’une saisie manuelle ;

- Prise en compte des tantièmes ;
- Intégration de sous-groupes de copropriétaires, le cas échéant ;
- Ajout des mandataires, y compris en cours d’AG.

• Configuration des points de l’ordre du jour :
-
Import de la liste des points de l’ordre du jour depuis un tableur ou à l’aide d’une saisie manuelle ;

- Intégration et prise en compte des majorités nécessaires ;
- Exclusion possible d’un copropriétaire lors du vote (en cas de conflit d’intérêts, ou de départ anticipé par exemple).

• Émargement :
-
Automatisation de l’émargement ;

- Intégration de signatures électroniques ;
- Ajout d’une feuille de présence.

• Pilotage des votes :
-
Mise à jour des points de l’ordre du jour à tout instant durant l’assemblée ;

- Ouverture et fermeture du vote avec horodatage ;
- Affichage en temps réel des résultats (valeurs et pourcentages), selon les tantièmes, les règles de majorité et les procurations.

• Édition d’un procès-verbal :
-
Génération automatique du procès-verbal avec les décisions à l’ordre du jour et les résultats des votes ;

- Signalement des noms des copropriétaires opposants à une décision, avec nombre de voix et réserves formulées ;
- Disponibilité aux formats tableur (Excel) et PDF.