I. La constitution des archives syndicales
Constatant que le syndic de copropriété doit satisfaire aux obligations qui découlent de différents textes législatifs ou réglementaires, certains relevant du statut de la copropriété et d'autres étant extérieurs à celui-ci ;
1° Les archives prévues par le statut de la copropriété
– l'article 33 du décret du 17 mars 1967 modifié énumère, dans une liste qui n'est qu'indicative, les pièces et documents que doit détenir le syndic, en sa qualité «d'archiviste» de la copropriété : ainsi, l'article 33 du décret précité prévoit-il que le syndic détient une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 de ce même décret, c'est-à-dire le règlement de copropriété, l'état de répartition des charges, l'état de division, les conventions relatives aux droits accessoires aux parties communes, et leurs actes modificatifs;
– l'article 33 du décret précité prévoit aussi que le syndic détient toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat, et en particulier les registres contenant les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et les pièces annexes ;
– les « conventions » prévues par l'article 33 du décret précité correspondent notamment aux contrats de maintenance des équipements communs (ascenseur, chauffage collectif, portes de garage par exemple), aux contrats d'assurance de l'immeuble (responsabilité, incendie, dégât des eaux, dommages-ouvrages le cas échéant), aux contrats de travail des préposés du syndicat (concierge, employé d'immeuble, préposé aux espaces verts par exemple) ;
– les « pièces et documents relatifs à l'immeuble et au syndicat », prévus par ce même texte, comprennent notamment la fiche cadastrale et la fiche hypothécaire générale de l'immeuble, les statuts de l'union de syndicats ou de l'association syndicale si elles existent, la liste des membres du syndicat, les dossiers relatifs au personnel du syndicat, les dossiers comptables et financiers, les documents d'urbanisme, les documents techniques relatifs à l'immeuble, étant précisé que certains de ces dossiers et documents incluent les conventions mentionnées ci-dessus;
– « les pièces annexes des registres des procès-verbaux des assemblées » comprennent la copie des convocations et les accusés de réception correspondants, la feuille d'émargement lorsque les convocations sont remises contre récépissé ou émargement, l'ordre du jour et les documents notifiés en même temps que celui-ci, la feuille de présence, la copie des notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants et leurs accusés de réception.
2° Les archives prévues par des textes extérieurs au statut de la copropriété
– l'article R. 238-38 du Code du travail prévoit, en vue d'assurer la sécurité et de protéger la santé des personnes intervenant sur les chantiers de bâtiment, la remise au maître de l'ouvrage du « dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage ». Cet article mentionne spécifiquement que, dans le cas d'une copropriété, un exemplaire de ce dossier qui rassemble sous bordereau tous les documents, tels que les plans et les notes techniques, de nature à faciliter l'intervention ultérieure sur l'ouvrage, est également remis au syndic de l'immeuble ;
– d'autres textes, sans viser expressément le syndic, font obligation de constituer et de conserver des dossiers ou documents relatifs aux immeubles ; dans les immeubles soumis au statut de la copropriété, cette charge incombe au syndic ;
– ainsi l'article R. 125-5 du Code de la construction et de l'habitation prévoit que soit conservé un carnet d'entretien des portes automatiques de garage ;
– l'article 8 du décret no 96-97 du 7 février 1996 modifié, relatif à la protection de la population contre les risques sanitaires liés à une exposition à l'amiante dans les immeubles bâtis, impose la constitution, la conservation et l'actualisation d'un dossier technique regroupant les informations relatives à la recherche et à l'identification de certains matériaux et produits, ainsi qu'à l'évaluation de leur état de conservation ;
– l'article 86 du décret no 72-678 du 20 juillet 1972, pris pour l'application de la loi no 70-9 du 2 janvier 1970, prévoit que les syndics, dès lors qu'ils sont soumis à cette loi, peuvent être amenés à communiquer à leur garant les documents nécessaires à la vérification de la suffisance de la garantie (livre de caisse, livres de banques et de chèques postaux, registre des mandats, relevés bancaires et postaux, documents constatant la reddition des comptes...) ;
Rappelle :
la recommandation n° 10 relative aux remises de documents techniques au syndic ;
la recommandation n° 16 relative aux travaux affectant les parties communes et les équipements communs, dans laquelle la Commission préconise qu'un cahier de maintenance de l'immeuble soit ouvert et mis à jour, et que les plans des ouvrages exécutés soient conservés par le syndic.
Recommande :
– aux syndics, de veiller à la constitution, en application de dispositions législatives ou réglementaires, du fonds documentaire relatif au syndicat et à l'immeuble ;
– aux syndics, de verser au fonds documentaire relatif au syndicat et à l'immeuble, les documents qui, bien que n'étant pas expressément prévus par des dispositions législatives ou réglementaires, peuvent apparaître utiles au suivi d'une bonne administration de l'immeuble (cahier de maintenance de l'immeuble préconisé par la recommandation n° 16, liste des fournisseurs et des entrepreneurs intervenant dans l'immeuble, bordereaux de transmission des archives entre syndics successifs...) ;
– aux syndics qui ne détiendraient pas certains des documents visés ci-dessus, d'en demander copie par exemple au notaire pour le règlement de copropriété ou l'état descriptif de division, à l'architecte, au promoteur ou au constructeur pour les plans de l'immeuble...
