L’accès aux archives
Tout utilisateur dûment authentifié pourra avoir accès aux documents dématérialisés via un portail sécurisé en fonction des droits qui lui sont alloués par l’administrateur. La sécurité du coffre-fort numérique dans lequel sont stockés les documents (factures clients ou fournisseurs, relevés, contrats, règlements, etc.) est donc indispensable. Ce coffre-fort devra impérativement être personnel. Mais aussi s’appuyer sur des centres de données situés sur des sites distincts avec redondance des sauvegardes. Objectif : éviter toute perte de données et assurer un taux de disponibilité proche des 100 %.
D’un point de vue pratique, les documents dématérialisés doivent pouvoir être retrouvés facilement via une arborescence claire, a fortiori s’ils émanent de plusieurs centaines de copropriétés. Les recherches doivent ainsi être possibles via leur nom, leur date d’archivage, des mots clés et, de manière générale, par n’importe quelles métadonnées associées.
Bien évidemment, les utilisateurs pourront consulter mais également télécharger chaque fichier, que ce soit sur ordinateur, tablette ou smartphone. Par ailleurs, un bon portail devra permettre à l’administrateur de gérer facilement la liste des utilisateurs et leurs droits, la traçabilité des documents déposés et les statistiques d’exploitation. Le tout grâce à des états exportables sous formats xls ou csv (tableur).
La plupart des acteurs du marché, dont le leader Pro archives, proposent des solutions tout compris (parfois avec des partenaires tiers comme smartarchives de la société AMT) comprenant la prise en charge et la préparation des documents avant numérisation (suppression des agrafes, des reliures…), la mise en place de séparateurs et de dossiers, la numérisation, l’«océrisation» (génération de texte pouvant être copié-collé, procédé OCR), l’indexation, la mise en ligne sur un espace client sécurisé, et enfin le stockage des archives papier dans un centre dédié.
Les consultations sont illimitées, le coût du forfait dépendant de la quantité de documents et de leur durée de conservation.
