[Parole d'expert] L'externalisation du courrier des syndics

par Edilink - Publi-information*
Affichages : 746

Entreprise à taille humaine experte dans la gestion de courrier externalisé pour les Syndics de copropriété, Edilink accompagne ses clients dans le pilotage de leurs courriers administratifs, du papier à l’électronique !

Rencontre avec le PDG, Michael Assor.

 

 
Pourquoi l’externalisation du courrier est-elle devenue un enjeu majeur pour les Syndics ?

Pour comprendre toute la valeur ajoutée d’une telle offre, il convient tout d’abord d’identifier ce qui compose le quotidien d’un syndic. Prenons un exemple : un syndicat gérant 10 000 lots doit traiter en moyenne plus de 30 000 pages chaque trimestre lors de l’envoi de ses Appels de Fonds. De l’impression à l’envoi, il faut en moyenne 3 à 4 jours, ainsi que plusieurs employés, pour arriver à bout d’une telle tâche.

En externalisant sa gestion documentaire, peu importe le document, un Syndic gagne mécaniquement du temps ! En tant qu’entreprise de Facility Management, Edilink met à la disposition des Syndics une solution 100% compatible avec tous les logiciels métiers du marché - un système automatisé, qui va permettre en quelques secondes et en quelques clics d’envoyer du courrier simple ou en recommandé. Dans les faits, nous prenons purement et simplement en charge les tâches chronophages de nos clients afin que ces derniers puissent se concentrer sur des sujets à plus forte valeur ajoutée.

 

Vous abordez la flexibilité de votre solution, pouvez-vous préciser votre propos ?

Depuis sa création en 2014, le leitmotiv d’Edilink a toujours été de s’adapter à ses clients, et non l’inverse. Dans ce sens, nous avons construit notre solution de gestion de courrier afin qu’elle puisse s’intercaler avec l’ensemble des dispositifs de nos clients. 95% de nos clients étant des Syndics, c’est toute l’entreprise Edilink qui a une culture Syndic.

Du commercial à la facturation en passant par la production, tout notre staff est sensible aux impératifs et aux obligations légales des clients. Nous comprenons et maîtrisons tous leurs enjeux en termes de responsabilité. Pour ce faire, nous avons orienté notre production pour être en phase avec la législation. Dans les faits, cela veut surtout dire que nous priorisons les envois de convocations d’Assemblées Générales pour que nos clients puissent être dans les délais légaux de 21 jours ouvrés. Ainsi, tous les envois de convocation déposés sur notre plateforme avant 11h00 partent le jour même. Au-delà d’une promesse, c’est une vraie tranquillité d’esprit pour nos clients.

  

En quoi l’externalisation du courrier permet de gagner du temps et de faire des économies ?

Lorsque j’aborde la notion de gain de temps, je fais référence au processus d’externalisation en tant que tel, mais pas seulement. Chaque utilisateur doit avant tout profiter d’outils au diapason des enjeux. L’externalisation n’est rien sans une prise en compte précise des besoins. Par exemple, un Syndic doit envoyer chaque année tout un ensemble d’éléments de communication. Je fais ici référence aux Appels de Fonds, Convocations et Procès-Verbaux d’AG- et plus encore ! Ces obligations, nous les abordons à bras le corps en mettant à la disposition des utilisateurs des critères d’envoi personnalisables.

Une fois connecté à leur espace client, ils pourront déposer leurs fichiers d’un clic et nous nous occupons de tout le reste : impression, mise sous pli, affranchissement, dépôt de poste, scandes AR, suivi en temps réel, archivage...

Concernant la question des économies et depuis la loi Elan, les Syndics peuvent refacturer leurs frais d’affranchissement de courriers aux propriétaires d’immeubles. Ainsi, tous les mois une facture par immeuble sera établie aux Syndicats des Copropriétaires avec le détail des envois réalisés sur le mois. Nos clients vont automatiquement gagner un temps précieux au niveau de la comptabilité et les copropriétaires vont gagner en transparence tout en bénéficiant de tarifs postaux 50% moins chers.

Coté Syndic, les économies d’échelles sont très importantes et notre solution viendra rapidement en substitution de frais récurrents et importants pour l’entreprise comme : l’achat de papier, d’enveloppes, les consommables, la machine à affranchir... sans parler du plus important qui est le gain de temps pour les collaborateurs qui ont mieux à faire que de trier et plier du papier ! Enfin, nous travaillons en partenariat avec la société AR24 pour la gestion et l’envoi des courriers électroniques. La bonne nouvelle est que cet envoi coûte 0.00 € aux Syndics puisque les frais sont imputables à 100% aux coproprietés.

 

Comment Edilink aborde la question de la digitalisation de l’envoi du courrier ?

Depuis la Loi Alur, il est possible de communiquer certaines pièces de manière électronique. Je fais notamment référence à la fameuse Lettre Recommandée Electronique. Si la question de la réception de la LRE posait problème à l’époque, la période Covid-19 a poussé le législateur à simplifier le processus afin de faciliter le travail des Syndics. Aujourd’hui, un seul avis simplifié électronique fait foi. Résultat : Un taux d’acceptation multiplié par trois depuis 2019 !

Ainsi, notre partenariat avec AR24 permet d’aborder le sujet de la dématérialisation de l’envoi de courrier encréant une solution gagnante-gagnante à la fois pour le copropriétaire avec un coût du timbre divisé par 3, et pour les Syndics, ces derniers n’ayant plus de dépense papier à effectuer. Au-delà de la LRE, l’ADN d’Edilink est résolument tourné informatique. Si la création de nos propres API permet d’illustrer notre savoir-faire, notre réelle expertise réside dans notre faculté à accompagner nos clients syndics dans le déploiement de cette solution et à les conseiller afin de privilégier des dispositifs adaptés à leur typologie.

 

Quels sont vos projets ?

Nous souhaitons continuer à développer des solutions verticales dédiées aux syndics. Ceci étant dit, nous nous positionnons avant tout comme une entreprise au service de ses clients. Dans ce sens, notre priorité reste de créer de la valeur ajoutée afin d’automatiser les tâches chronophages, en travaillant sur l’espace client, sur des offres d’outils statistiques, etc. Aujourd’hui, nous nous positionnons comme l’expert du courrier sortant. Demain, Edilink deviendra l’expert courrier 360° en proposant des solutions innovantes consacrées aux problématiques liées à la gestion du document dans l’entreprise... affaire à suivre !

Je souhaiterai planifier une démo

 

Vidéo de présentation de notre centre éditique internalisé et des équipes

 

 Je télécharge la brochure

 

Suivre toute l'actualité d'Edilink sur Linkedin