[Parole d'expert] Accélérez l’envoi de vos convocations d’AG tout en réduisant vos coûts avec l’Avis électronique AR24

par AR24 - Publi-information*
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Depuis l’entrée en vigueur du décret 2020-834, le 2 juillet 2020, l’avis électronique est utilisable pour les communications réglementées en copropriété.

Rapide, pratique et facile d’utilisation, l’avis électronique simplifiera vos procédures tout en vous apportant la sécurité juridique dont vous avez besoin lors de vos échanges avec vos copropriétaires.

Rieul Allibert de Valady, Responsable marché Immobilier chez AR24, revient sur son rôle et sur ses missions au sein d’AR24 et vous présente les avantages à mettre en place l’avis électronique dans vos copropriétés.

Quel est votre rôle au sein d’AR24 ?

Mon rôle au sein d’AR24 est d’accompagner tous les marchés de l’immobilier dans l’utilisation de nos solutions à savoir la Lettre Recommandée Electronique ou L’Envoi Recommandé Electronique pour les marchés de la transaction, promotion et gestion locative et l’Avis Electronique pour les syndics de copropriété.

Quelle est votre principale mission ?

Ma mission est de déployer nos solutions sur ces marchés en travaillant avec des clients en direct ou en nouant des partenariats avec des éditeurs de logiciels ou des imprimeurs afin de gagner en visibilité et d’offrir un maximum de confort à nos utilisateurs.

Qu’est-ce que l’avis électronique (AE) ?

Rieul Allibert de Valady : L’avis électronique (AE) est un procédé électronique conforme au décret 2020-834, du 2 juillet 2020, visant à fluidifier les communications réglementées en copropriété. En effet, l’avis électronique est utilisable au même titre que la Lettre Recommandée Electronique pour certains cas d’usages récurrents en copropriété.

 

                                                    


Dans quelles situations pouvons-nous utiliser l’avis électronique ?

Rieul Allibert de Valady : Uniquement dédié à un usage en copropriété, l’avis électronique est utilisable dans 3 cas d’usages distincts. L’utilisation de ce procédé à d’autres fins n’est ni autorisée, ni réglementée et ne vous apportera pas la sécurité juridique dont vous avez besoin en cas de litige.

Les situations pour lesquelles l’avis électronique est autorisé sont les suivantes :

  • • Notification des convocations d’Assemblée Générale,

  • • Envoie des procès-verbaux d’Assemblée Générale,

  • • Mise en demeure en copropriété.

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Bon à savoir
: Pour toutes les autres communications réglementées (autre que les convocations d’AG, les PV d’AG et les mises en demeure) requérant un suivi et des preuves de dépôt et d’envoi, les syndics et les copropriétaires pourront recourir à la lettre recommandée électronique (LRE). En effet, conformément à l’article L-100 du CPCE, la Lettre Recommandée Electronique est le strict équivalent juridique de son homologue papier.

Ainsi, la LRE est utilisable dans toutes les procédures exigeant le recours à un courrier recommandé papier avec accusé de réception. Toutefois, pour être probante devant un juge, la LRE doit être acheminée par un prestataire de confiance tel que AR24.

 

Comment envoyer et réceptionner un avis électronique ?

1. Rieul Allibert de Valady : Avant de pouvoir envoyer un avis électronique, vous devez tout d’abord recueillir le consentement de vos destinataires copropriétaires à une date exacte. En effet, il est indispensable de disposer du consentement de votre destinataire pour le notifier par avis électronique. Afin de simplifier cette démarche, AR24 met à votre disposition un gestionnaire de consentements en ligne, accessible directement depuis votre espace personnel AR24.

2. Afin de favoriser l’accusé de réception de votre avis électronique, il est préférable d’envoyer une notification à votre destinataire dans laquelle vous lui signalez qu’un avis électronique devrait arriver dans les prochains jours. Cette notification est à envoyer dans les 15 jours suivant l’envoi. Notez toutefois que cette notification est recommandée par le décret 2020-834 du 2 juillet 2020, mais n’est pas obligatoire.

3. Vous pouvez désormais procéder à l’envoi de l’avis électronique vers la boite mail de votre destinataire. Notez que l’avis sera accessible pendant 21 jours, et ce à J+1 après l’envoi.

4. Pour accéder à son contenu, le copropriétaire devra cliquer sur le lien contenu dans on AE, lequel le rédigera vers une page sécurisée lui permettant de télécharger les pièces jointes adressées par son syndic dans le cadre de sa communication.

5. Une fois l’avis électronique envoyé, vous recevrez quelques minutes après l’envoi la preuve de dépôt et de transmission qui atteste que votre AE a bien été remis dans la boite email de votre copropriétaire. Cette preuve est obligatoire et permet de faire courir les délais légaux.

Pourquoi choisir AR24 pour envoyer vos avis électronique ?

Rieul Allibert de Valady : En choisissant AR24 pour l’envoi de vos avis électroniques, vous vous assurez que vos avis seront bien conformes au décret 2020-834. En effet, AR24 est le premier achemineur d’avis électroniques pour les syndics, mais également le 1er prestataire qualifié en France pour les notifications envoyées par lettre recommandée électronique (AR24 achemine plus de 170 000 lettres recommandées électroniques par mois).

Disposant d’un tarif unique, l’avis électronique coûte 2,29€HT* et comprend : l’avis, les preuves et la conservation des preuves et du contenu pendant 1 an accessible 24h/24 et 7j/7 pour le syndic de copropriété et pour ses destinataires copropriétaires.

Afin de favoriser l’accusée de réception de vos avis, AR24 relance régulièrement vos destinataires s’ils n’accusent pas réception de leurs avis dans les 2 jours suivant l’envoi. Ainsi, vous vous assurez que vos communications seront bien prises en compte par vos destinataires.

Enfin, en choisissant AR24 vous bénéficierez d’une protection juridique supplémentaire. En effet, AR24 délivre des preuves de réception ou de négligence selon l’action qu’effectuera votre destinataire. Bien que ces preuves ne soient pas obligatoires par le décret 2020-834, nous jugeons nécessaire que vous puissiez avoir la certitude que vos communications seront bien parvenues à vos destinataires.

AR24 est une solution de Docaposte, filiale de La Poste.

Docaposte, référence de la confiance numérique en France, accompagne toutes les entreprises dans leur transformation numérique

*tarif en vigueur le 19/01/2023

Et pour en savoir plus sur l’avis électronique, inscrivez-vous à notre prochain webinaire gratuit sur l’avis électronique pour les syndics de copropriété.

Retrouvez plus d’informations sur l’avis électronique en téléchargeant notre plaquette d’informations sur l’avis électronique pour les syndics.

 

Rieul Allibert de ValadyRieul Allibert de Valady, Responsable marché Immobilier chez AR24 Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. 

Crédit photos : ©AR24

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 *Article publié sous la responsabilité de leurs auteurs et n'engageant pas les rédactions des Informations Rapides de la Copropriété