[N° 574] - Outils de gestion : la course à la performance - Logiciel comptable - Le choix d’un syndic bénévole

par Paul TURENNE
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Index de l'article

Logiciel comptable 
Le choix d’un syndic bénévole

Roger Derouault est le syndic bénévole, depuis deux ans, d’une copropriété parisienne de 28 lots avec ascenseur, employant un concierge.

Suite à de nombreux dysfonctionnements dans ma copropriété, en particulier du fait de devis de complaisance de la part de notre ancien syndic, j’ai décidé de me présenter en tant que syndic bénévole il y a deux ans. Je suis arrivé à l’AG en m’étant préparé et en ayant négocié des devis beaucoup plus intéressants ; j’ai été élu. A l’époque, j’avais averti les copropriétaires que j’aurai besoin de disposer d’un outil informatique, notamment pour pouvoir gérer la comptabilité. Etant moi-même informaticien à la retraite et disposant de temps, j’ai au préalable testé cinq logiciels en long en large et en travers, à savoir, Calculateur en ligne, LOCKimmo, Gestsynd, Logia Syndic Bénévole et Simply Syndic. J’ai ainsi pu expérimenter toutes les fonctionnalités, dépister les bugs et contacter les entreprises ou les développeurs pour leur signaler les problèmes rencontrés.

Technologie «dépassée»

Au final, j’ai fini par chiffrer ce budget sur la base du logiciel A.D.L, développé par un spécialiste de la comptabilité, qui me paraissait à peu près le mieux placé. Ce logiciel ne disposant pas de version d’évaluation, j’ai donc été obligé de l’acheter et me suis rendu compte de ses faiblesses quand je l’ai testé. En tant qu’informaticien, j’avais en effet développé des logiciels et la technologie utilisée par ce logiciel était celle sur laquelle je travaillais il y a quinze ou vingt ans, à savoir le langage de programmation Access, un peu dépassé. Au moment de ma reprise de “l’historique“, les choses se sont encore gâtées. Le syndic professionnel ne m’avait pas facilité la tâche en ne me donnant pas les comptes arrêtés au 31 décembre, mais au mois d’avril. Il fallait donc que je remonte jusqu’en décembre pour reprendre la comptabilité à partir du 1er janvier. Qui plus est, de nombreux montants figuraient dans des comptes où ils n’avaient rien à y faire. J’étais un peu perdu et ai donc sollicité l’aide du concepteur du logiciel qui m’a affirmé qu’il ne pouvait rien faire pour moi.

Logiciel en ligne

J’ai donc repris mes recherches sur Internet et suis tombé sur un site qui s’appelait alors macoproprieteenligne.fr. N’étant plus à un logiciel près, j’ai décidé de le tester également. Après avoir reçu une démo d’un mois, j’ai pu me rendre compte que les choses se passaient bien même s’il fallait que je me familiarise avec une nouvelle logique. En effet, il s’agit d’un logiciel en tant que service (SaaS : Software as a Service), ce qui signifie que le logiciel n’est pas installé physiquement sur l’ordinateur, mais fonctionne depuis un serveur accessible avec une simple connexion Internet grâce à une licence que l’utilisateur renouvelle chaque année. Le gros avantage de ce mode est que le logiciel est mis à jour en temps réel, ce qui optimise son fonctionnement. Il s’agissait donc d’un sacré virage pour moi plutôt habitué à avoir des fichiers présents physiquement sur mon ordinateur et l’entreprise était plutôt jeune, mais je me suis dit pourquoi pas ? J’ai alors dû convaincre les membres du conseil syndical d’acheter cette licence alors que nous avions déjà acquis un logiciel peu de temps auparavant. Ces derniers m’ont tout de même fait confiance, ce d’autant plus que le concepteur du logiciel entre temps devenu Coprolib’, était tout à fait disposé à effectuer ma reprise de comptabilité.

Facilité d’utilisation

L’un des atouts de ce logiciel, pour un néophyte en comptabilité comme moi, est sa simplicité d’utilisation qui permet de saisir les comptes sans être un spécialiste. A chaque saisie, le logiciel explique en effet ce qui se passe et indique les comptes qui sont débités ou crédités, ce qui permet de se former. A tout moment, on peut également annuler la fonction que l’on vient d’exécuter même sans avoir effectué de sauvegardes au préalable, ce qui est très rassurant pour un syndic bénévole. J’utilise d’ailleurs cette fonction pour faire des prospections en élaborant des budgets prévisionnels que j’annule ensuite. Enfin, le logiciel inclut la gestion des bulletins de salaires et donne les charges récupérables aux propriétaires bailleurs.   
Au delà de la comptabilité, il permet aussi de gérer les assemblées générales de la convocation au procès-verbal en passant par les votes entièrement automatique. Lors de la dernière AG, j’ai ainsi pu éditer les procès-verbaux dans la foulée. L’intérêt d’une application en ligne est aussi l’accès multi-utilisateurs, qui permet par exemple aux copropriétaires de consulter gratuitement leur compte ou des informations publiées par le syndic. En contrepartie, ce produit nécessite d’être acheté tous les ans, contrairement aux logiciels «classiques», même si la maintenance sur ces derniers se paie et s’avère plus ou moins fastidieuse.

Pour en savoir plus sur les logiciels évoqués et leurs fonctionnalités :

-  A.D.L Copropriété (forfait de base indépendamment du nombre de lots 250 € TTC + montant proportionnel de 5 € par lot principal) http://j.brayant.free.fr/copro/faq.htm
- Calculateur en ligne (48 € TTC par an) - http://syndic-benevole.info
- Coprolib’ (montant annuel de l’abonnement fonction du nombre de lots et de lots secondaires : de 180 € pour moins de 5 lots à 990 € jusqu’à 50 lots) : www.coprolib.com
- Gestsynd (120 € HT) : www.agora-informatique.fr/gestsynd
- LOCKimmo Copropriété Syndic Bénévole (249 euros TTC) : www.lockimmo.com
- Logia Syndic bénévole (150 € TTC) : www.logia.fr
- Simply Syndic (Prix fonction du nombre de lots principaux allant de 250 € TTC pour moins de 10 lots à 750 € pour plus de 100 lots) : www.logia.fr
-  Item Solution, application web pour la gestion, la communication et l’archivage des documents de la copropriété Prix : non communiqué (nouveau sur le marché). Consulter www.itemsolution.com

Mais aussi, Ergos Copropriété
Les copropriétés de moins de 10 lots principaux peuvent acquérir la version de production au prix de 10 € par copropriétaire disposant d’un ordinateur.
Les conseils syndicaux qui souhaitent prendre en main le logiciel en récupérant des documents auprès d’un syndic peuvent, quant à eux, acquérir une version découverte avec quatre abonnements au prix de 50 € pour un an. Elle comprend la gestion électronique du carnet d’entretien, la gestion des échéances des contrats et le début de l’archivage sécurisé des documents de la copropriété.
www.copropriete-info.fr