Hypothèse.- Le dépouillement est achevé avant même l’ouverture de l’assemblée : les formulaires sont arrivés, les cases sont cochées et les voix enregistrées. Reste pourtant à tenir l’assemblée, au cours de laquelle le projet de résolution pourra évoluer, ou un copropriétaire finalement se présenter. Le résultat préparé n’est donc pas encore celui du scrutin.
Règle applicable.- Le vote par correspondance prévu à l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 permet au copropriétaire de se prononcer avant l’assemblée, au moyen du formulaire réglementaire. Il exprime un vote sur les projets soumis mais il ne donne à personne le pouvoir de l’adapter aux débats.
1re erreur à éviter : se fier à la date du courrier.- Le formulaire doit parvenir au syndic au moins trois jours francs avant la réunion (art. 9 bis, D. 1967). Un envoi postal effectué dans ce délai ne suffit donc pas. Pour une transmission à l’adresse électronique indiquée par le syndic, la réception est présumée au jour de l’envoi. Il convient de conserver le message et sa pièce jointe.
2e erreur à éviter : faire primer le formulaire sur le pouvoir.- Si le copropriétaire ou son mandataire est présent au moment du vote, le formulaire est écarté, quelle que soit sa date ou celle du mandat (art. 14-1, D. 1967). Le bureau doit tenir compte de la présence effective du copropriétaire ou de son représentant lors du scrutin.
3e erreur à éviter : reporter un accord sur une résolution amendée.- Le copropriétaire qui avait voté favorablement par correspondance doit être assimilé à un défaillant chaque fois qu’une résolution est amendée. Son accord ne vaut ni approbation du nouveau texte, ni vote contre. À l’inverse, la loi ne transforme pas en défaillants les auteurs d’un vote négatif ou d’une abstention. Le procès-verbal doit identifier les copropriétaires ainsi requalifiés et préciser leurs voix (art. 17, D. 1967). Le syndic doit leur notifier les décisions, afin de faire courir le délai de contestation de deux mois (art. 42, L. 1965).
4e erreur à éviter : ne pas prévoir le second vote.- Les passerelles entre les majorités des articles 25/24 et 26/25 imposent un second vote immédiat lorsque leurs conditions sont réunies (art. 25-1 et 26-1). Peut-on appliquer le suffrage du formulaire s’il est unique ? Le TJ d’Orléans a pu l’exclure : le second choix ne se présume pas, car le votant peut changer d’avis (5 mai 2021, n° 21/00417). À l’inverse, les cours d’appel de Rennes (15 janv. 2026, n° 24/01843) et de Paris (28 janv. 2026, n° 22/04361) valident la reprise. Rennes relève que la convocation annonçait la passerelle et permettait d’exprimer une modification ; Paris juge que les mêmes suffrages servent aux deux votes, seule la majorité change. Jusqu’à ce que la Cour de cassation se prononce, la prudence paraît commander deux lignes de vote, munies de leurs cases à cocher selon le formulaire type.
