[N°644] - Syndic bénévole : (bien) gérer sa copropriété

par Julie Hainaut - Journaliste
Affichages : 443

Peu coûteux, convivial, rapide, efficace… Le syndic bénévole séduit de plus en plus de copropriétés. S’il se distingue du syndic professionnel sur bien des plans, il partage avec celui-ci quelques similitudes et doit suivre des règles bien précises.

Selon l’ARC (Association des Responsables de Copropriétés), environ 15 % des copropriétés seraient aujourd’hui gérées par des syndics bénévoles, contre 5 % il y a une dizaine d’années. Au début de l’année 2017, l’association précisait avoir enregistré «plus de 500 nouvelles adhésions de syndics bénévoles». Souvent de très petites copropriétés de moins d’une dizaine de lots ou des copropriétés ayant peu de projets d’investissement. Voici un mémento des règles à respecter et nos clés pour bien connaître et gérer sa copropriété si vous optez pour un syndic bénévole.

 Une désignation encadrée 
La loi est claire : quel que soit le type de copropriété,«les fonctions du syndic peuvent être assurées par toute personne physique ou morale» (article 28 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis). La copropriété a trois choix. En premier lieu, elle peut choisir la forme coopérative : le syndic ne sera pas élu par l’assemblée générale mais par les membres du conseil syndical. Le syndic sera dans ce cas président du conseil syndical (régime de l’article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965). Autre solution : le syndic peut être un copropriétaire bénévole. Il sera ainsi élu en assemblée générale dans les mêmes conditions qu’un professionnel (à la majorité de l’article 25, et le cas échéant de l’article 25-1, de la loi du 10 juillet 1965). Enfin, et c’est une hypothèse introduite par la loi ALUR, il est possible, dans les petites copropriétés en forme coopérative, de désigner directement à la majorité de l’article 25 un syndic parmi les membres du syndicat (cadre dérogatoire à la gestion coopérative classique organisé à l’article 17-1-1 de la loi de 1965). De surcroît, le syndic non professionnel doit être un copropriétaire, (art. 17-2 de la loi du 10 juillet 1965, modifié). Quel que soit le type de syndic choisi, la durée du mandat est fixée aux termes du contrat et ne doit pas dépasser trois ans, mais est cependant renouvelable.

 Une liberté de démissionner 
La loi du 10 juillet 1965 précitée précise que le syndic bénévole jouit de la liberté de démissionner pendant toute la durée de son mandat. Le syndic qui démissionne doit obligatoirement respecter un délai de préavis de trois mois.

  Des compétences et missions claires 
Il y a beaucoup de similitudes entre un syndic bénévole et un syndic professionnel. Le syndic bénévole est tenu d’administrer l’immeuble et de pourvoir à sa conservation, sa garde et son entretien. Il doit exécuter le règlement de copropriété et les décisions prises lors de l’assemblée générale. Il a l’obligation de préparer et de convoquer une fois par an au minimum une assemblée générale (et rédiger à cette occasion un ordre du jour et présenter des annexes comptables), procéder à la rédaction et à l’envoi du procès-verbal qui en découlera, contracter une assurance, s’occuper des contrats d’entretien et de maintenance, gérer les salariés de l’immeuble (gardien, notamment), établir une budget prévisionnel, tenir la comptabilité et ouvrir un compte bancaire séparé dans les trois mois suivant le procès-verbal de l’assemblée général ayant décidé de son élection, réaliser et suivre les travaux, gérer les sinistres, établir et tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble, gérer les arrivées et départs des copropriétaires… Il doit également avoir de solides connaissances juridiques. Heureusement, des logiciels peuvent l’aider à accomplir toutes ces missions (voir paragraphe suivant : Logiciels à profusion). Outre ces missions obligatoires, il doit, tout comme le syndic professionnel, posséder des qualités indispensables à la bonne conduite de la copropriété : être organisé, disponible, patient, à l’écoute des copropriétaires…

 Rémunération, défraiement et indemnisation ?  
Depuis le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, le syndic d’un syndicat dit coopératif et le syndic dit «bénévole» peuvent être défrayés pour les dépenses engagées réalisées dans le cadre de la gestion et/ou demander, en plus du défraiement, à être indemnisés pour le temps consacré à la gestion de la copropriété. Dans ce cas, il leur reviendra de préciser clairement en assemblée générale les modalités de l’indemnisation. Le syndic bénévole peut aussi demander à être rémunéré au titre de sa mission. La rémunération doit, dans ce cas, être prévue dans le contrat l’unissant au syndicat des copropriétaires.

  Une responsabilité similaire au syndic professionnel 
Le syndic bénévole est responsable de la gestion de la copropriété envers les copropriétaires, le syndicat des copropriétaires et les tiers intervenants pour la copropriété. Il peut également voir sa responsabilité pénale engagée en cas de détournement de fonds ou d’abus de confiance. Il lui est conseillé de souscrire à une assurance en responsabilité afin de couvrir les éventuelles fautes, erreurs ou négligences. Néanmoins, sa responsabilité est souvent appréciée moins sévèrement du fait du caractère bénévole de son mandat.

 Des outils à profusion 
Gestion des impayés, demande de devis auprès de multiples artisans, envoi de documents, reprise comptable… Le syndic bénévole peut vite se perdre ! Heureusement, il existe aujourd’hui sur le marché une multitude de logiciels permettant le mieux aux syndics bénévoles de gérer au mieux possible leur copropriété. Si la ligne conductrice est la même – simplifier à la fois la vie administrative et financière de la copropriété –, les services proposés et les tarifs diffèrent d’un logiciel à un autre. Petit inventaire non exhaustif.

Coprolib’ promet «une démarche éthique et collaborative pour faciliter la copropriété». Cette plateforme de l’un des premiers logiciels développés sur le marché, est totalement conçue pour les non-professionnels. Elle garantit la sécurité des données de la copropriété, être toujours en règle par rapport à la législation, permet d’échanger avec d’autres syndics bénévoles… C’est un outil complet permettant de réaliser aussi bien la préparation de l’assemblée générale que l’appel de fonds. Elle permet d’accéder au carnet d’entretien… Des tutoriels efficaces sont aussi disponibles. A partir de 180 € par an pour une copropriété de moins de 10 lots. Plus d’infos sur www.coprolib.com

Vilogi séduira particulièrement les novices en matière de comptabilité : on génère les exercices de régularisation de fin d’exercice en deux clics, on jette un œil sur les graphiques pour comprendre la situation financière de la copropriété, on prépare le budget prévisionnel en un rien de temps, on diffuse les appels de fonds en encore moins de temps… Et, chose non négligeable, les copropriétaires peuvent également échanger sur les travaux en cours, sur l’entretien de l’immeuble, la vie de la copropriété… Voire passer une annonce. Une jolie façon de gérer sa copropriété et de créer du lien, souvent manquant dans les grands ensembles. À partir de 10 € HT par mois pour un syndicat de 10 lots. Plus d’infos sur www.vilogi.com

Copro Facile propose de se faire accompagner dans la gestion de sa copropriété en simplifiant le contrôle des dépenses et en déchargeant les copropriétaires de toutes les tâches administratives et de gestion exigées par la loi. Le site promet une «totale souplesse d’utilisation» en proposant du sur-mesure selon que l’on souhaite simplement une gestion des données ou une prose en charge totale des informations de la copropriété. A partir de 6 € par mois et par logement. Plus d’infos sur www.copro-facile.com

Illicropro est aujourd’hui l’une des solutions les plus accessibles présentes sur le marché : elle est disponible à partir de 7 € TTC par mois et par appartement (pour les copropriété comprenant de 8 à 100 appartements). Leur plateforme est claire et intuitive : un tableau de bord avec la liste des tâches à effectuer (encaisser les charges, payer les fournisseurs, surveiller les impayés…), le budget de la copropriété, le solde du compte courant. La plateforme permet aussi de communiquer avec les copropriétaires. Cet outil est idéal pour accompagner les copropriétés allant de 2 à 150 lots. Plus d’infos sur www.illicopro.fr

Copromatic est un outil qui séduit aussi bien les syndics professionnels que non-professionnels, grâce à son interface simple et ergonomique. Ce logiciel complet qui permet, entre autres, de gérer et optimiser les charges de copropriété, compte un espace «ressources» dans lequel les missions, compétences et rôle du syndic sont expliqués de façon très claire. En prime, l’équipe de la start-up est toujours disponible pour répondre aux moindres questions d’utilisation. A partir de 39 € par mois. Plus d’infos sur www.copromatic.com

Comptacop permet de gérer uniquement la comptabilité de la copropriété, des opérations courantes aux appels de fonds en passant par les travaux, et les relevés de compteurs. Il convient aussi bien aux syndics professionnels que qu’aux syndics bénévoles. A partir de 79 € TTC par an. Plus d’infos sur www.comptacop.fr

Mes voisins n’est pas un logiciel de comptabilité mais peut néanmoins s’avérer très utile dans une copropriété. Il s’agit d’un réseau social de quartier gratuit qui permet d’échanger directement avec ses voisins. La ligne directrice ? «Le mieux vivre ensemble». Le mantra ? «Soyez sympa, honnête et prêt à aider !». Le principe est simple : on s’inscrit (nom, prénom, adresse), la plateforme vérifie les informations et nous voilà connectés ! On peut partager des informations, proposer des services ou en demander (baby-sitting, cours de soutien scolaire, garde d’animaux, covoiturage…), échanger sur son immeuble et sa gestion ! Pratique, entre syndics bénévoles ! Plus d’infos sur https://mesvoisins.fr

Témoignage
- de Patrice, 67 ans, syndic bénévole d’une copropriété de quatre lots.

«J’ai toujours géré moi-même ma copropriété, et ce depuis 22 ans. Je réalisais des tableaux Excel dans lesquels je me perdais parfois, je recomptais sans cesse les impayés pour être certain de ne pas faire d’erreur, je me plongeais dans les textes de loi… lesquels ont commencé à se complexifier, surtout depuis la loi ALUR. Cela devenait trop difficile à gérer, j’avais l’impression de passer mon temps à faire des calculs. J’ai donc décidé d’abandonner la gestion autonome de ma copropriété pour opter pour un logiciel complet et simple d’utilisation. J’en ai essayé plusieurs, et c’est Illicopro qui m’a convaincu : simple, efficace, complet ! Aujourd’hui, je gagne beaucoup de temps quand il s’agit de faire les comptes de la copropriété !»
 - de Camille, 37 ans, utilisatrice de Mes Voisins.
«Nouvelle arrivée dans une ville que je ne connaissais pas, j’ai eu du mal à me faire des amis. Entre voisins, que ce soit dans l’ascenseur ou dans le hall d’entrée, personne ne se parlait dans mon immeuble… De la timidité, sans doute ! Je me suis alors inscrite sur mesvoisins.fr et j’ai participé à des événements organisés : un vide-dressing, puis un cours de yoga en plein air, et un apéro entre voisins. C’est là que j’ai rencontré des gens vraiment intéressants, qui se trouvaient… être mes voisins de palier ! Nous avons sympathisé, rameuté d’autres voisins de l’immeuble et un jour, en discutant avec un syndic bénévole d’une autre copropriété qui nous vantait les mérites du syndic non professionnel, nous avons décidé de nous lancer, nous aussi ! Pour l’instant, nous n’avons pas opté pour un logiciel en particulier. Nous en essayons plusieurs et nous hésitons encore Chouettecopro, Simply Syndic et Syndic Solutions. Mais nos recherches ne sont pas finies, il y en a tellement sur le marché !»

Pour aller plus loin
> Le syndic bénévole en copropriété, par Paul Turenne, Inf. Rap. Copr. n° 584.
> Petites copropriétés : quel mode de gestion choisir ?, par Pascal Derrez, Inf. rap. copr. n° 603.
> Le syndic non professionnel, l’autre versant de la gestion, par Nathalie Brocard, Inf. rap. copr. n° 612.
> Comment choisir son syndic ? Les précautions à prendre, par Julie Hainaut, Inf. rap. copr. n° 623.
> Se faire désigner syndic bénévole, par Julie Hainaut, Inf. rap. copr. n° 634.
> Syndic bénévole : les logiciels et les acteurs pour gérer la copropriété, par Julie Hainaut, Inf. rap. copr. n° 634.