[N°634] - Syndic bénévole - Les logiciels et les acteurs pour gérer la copropriété

par Julie HAINAUT, Journaliste
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 Si se passer d’un syndic professionnel est avantageux sur certains points - gestion de proximité, suivi plus rapide, honoraires moins importants… -, la fonction de syndic bénévole nécessite de savoir bien s’entourer, de savoir utiliser les techniques de comptabilité, et de connaître les textes juridiques applicables. Tour d’horizon des aides possibles.

 

Les acteurs qui entourent un syndic bénévole sont les mêmes que ceux d’un syndic professionnel. Le fonctionnement de la copropriété repose sur un syndicat des copropriétaires, composé de l’ensemble des copropriétaires sans exception, un conseil syndical, qui regroupe généralement des copropriétaires élus par l’assemblée générale, le syndic et l’assemblée générale. Quant aux logiciels, il en existe une multitude pour aider les syndics bénévoles à gérer au mieux leur copropriété. Si l’idée est la même - simplifier la vie administrative et financière de la copropriété -, les services proposés et les tarifs diffèrent d’un type de logiciel à un autre. Petite liste non exhaustive des logiciels existants aujourd’hui sur le marché.

 

Coprolib’

 C’est l’un des premiers logiciels développé sur le marché, par Jean-Luc Bernette, en 2010. Alors devenu syndic bénévole de sa copropriété en 2000, il développe son propre logiciel, pour se faciliter la tâche. «Je ne connaissais rien du monde de la copropriété, je l’ai étudié, j’ai constaté qu’il n’existait absolument rien sur le marché en la matière et j’ai alors décidé de développer ce logiciel pour tous les syndics bénévoles» explique le concepteur. Coprolib’ a grossi tranquillement, en sept ans, pour atteindre aujourd’hui environ 12 000 utilisateurs dans plus de 700 copropriétés. «La taille moyenne des copropriétés utilisant le logiciel est de 15 copropriétaires, mais notre plus grosse copropriété gérée en syndic bénévole compte 400 copropriétaires». Logiciel de gestion, de comptabilité et de communication spécialement conçu pour les syndics bénévoles, Coprolib’ est très simple d’utilisation, intuitif, efficace - la gestion courante d’une copropriété de 10 lots prend moins d’une heure par mois en moyenne -, et garanti conforme à la législation en vigueur. «Nul besoin d’être expert en copropriété, nous avons conçu le logiciel pour qu’il soit utilisable par n’importe qui». Coprolib’ répond à tous les besoins de gestion (par exemple, la gestion des assemblées) et de communication (partage et diffusion d'informations entre le syndic, le conseil syndical, les copropriétaires et les occupants de l'immeuble, suivi des incidents, outils collaboratifs pour une meilleure efficacité et une implication de tous les acteurs). «C’est aussi une assistance et un support qui font profiter les syndics bénévoles de nombreuses aides en ligne, tutoriels, modèles de documents, etc., et de l'expérience de notre équipe d’experts pour les accompagner dans une gestion autonome, efficace et sécurisée. En particulier, nous aidons nos clients au démarrage pour leur formation et la reprise des données comptables qui peut être complexe dans le cas d'une transition avec un syndic précédent». Pour Jacques Marchais, syndic bénévole en Corse (104 lots principaux), «Coprolib, ce n'est pas un outil, c'est une boîte à outils très complète, facile d'utilisation, conviviale et très professionnelle. c'est à la fois un outil et un guide qui permet de préparer l'assemblée générale, faire le procès-verbal, faire les appels de fonds et toute la gestion de la copropriété : budget, suivi des encaissements des appels de fonds, relances, bordereau de remises en banque, journal de banque, puis carnet d'entretien, listing des copropriétaires et de leurs lots, rôle dans la copropriété... avec des onglets d'aides comprenant documents, tutoriels, espaces de discussions et possibilité d'aides en ligne. Coprolib est aussi doté d'un espace collaboratif qui permet d'informer, de mettre des documents à disposition des copropriétaires et qui leur offre la possibilité d'ouvrir des espaces de discussions sur les sujets de leur choix et ainsi d'échanger entre eux». Les tarifs varient de 180 € (de 2 à 5 lots principaux) à plus de 1 000 € (plus de 50 lots principaux).

www.coprolib.com

Vilogi

Ce logiciel, spécialement conçu pour les syndics bénévoles (mais également utilisé par les syndics professionnels) est idéal pour les novices en comptabilité de syndic. Il permet, entre autres, de préparer un budget prévisionnel sur opérations courantes en seulement dix minutes, lancer et diffuser les appels de fonds en peu de temps également, générer les exercices de régularisation de fin d’exercice, analyser la situation financière de la copropriété en un clin d’œil via les graphiques financiers… Il permet aussi aux copropriétaires, conseil syndical et syndic de copropriété d’échanger sur la vie de la copropriété, les travaux en cours, les alertes, les avis, etc. On peut relever soi-même son compteur d’eau, consulter ses documents comptables et même laisser une petite annonce. Vilogi est un véritable réseau social de copropriété. Tarif sur devis.

www.vilogi.com

 

 

Services entre voisins

Au-delà de la gestion de la copropriété, il existe des sites permettant de se rendre service entre voisins, et donc de communiquer aussi sur sa copropriété et ses éventuels problèmes. Parmi eux, il existe ma-residence.fr, un site d’échange et d’entraide entre voisins qui permet aux voisins et acteurs de la vie locale (commerçants,associations…) de partager des informations, de demander de l’aide et de proposer des services. Prêt d’objets, baby-sitting, cours de soutien scolaire, garde d’animaux, covoiturage, bénévolat… De nombreux services sont recensés.

Un nouveau site de mise en relations entre particuliers a également vu le jour il y a quelques semaines : LeBonJo. L’idée ? «faciliter la vie à la maison grâce à une mise en relation sans commissions». Bricolage, aide au déménagement, assistance informatique, aide à la compatibilité… Le principe : on remplit un formulaire précisant sa recherche et en moins de 24 heures, le site envoie une sélection de profils disponibles.

www.ma-residence.fr

https://lebonjo.com

 

Kel

Kel propose un logiciel de copropriété comprenant, entre autres, une messagerie interne, une gestion comptable efficace, un onglet législation, des solutions marketing etc. Il met également, à disposition une équipe d’experts, qui accompagnent au quotidien les internautes sur les tâches les plus rébarbatives, et ce de façon efficace et réactive (reprise de données, rapprochements bancaires, appels de fonds, de travaux ou d’avance, envoi du PV d’AG, relances etc.). Tarif sur demande.

www.kel.fr

 

Illicopro

Ce logiciel permet de gérer son immeuble sans passer par un prestataire extérieur via une plateforme de gestion en ligne, une comptabilité automatisée, une génération des documents juridiques, un espace de discussion pour tous les copropriétaires… C’est l’une des solutions les plus accessibles : elle ne coûte que 6 € par mois et par appartement.

www.illicopro.fr

 

Syndic-solutions

Il assiste les syndics bénévoles dans la gestion comptable et administrative de leurs copropriétés en promettant de les libérer de «près de 80% du temps» qu’ils y consacrent habituellement. Cette assistance propose plusieurs prestations à la carte : gestion d’une mutation d’un lot, démarche administratives, gestion du carnet d’entretien, convocations et PV d’AG… Il faut compter minimum 350 € TTC/ an pour la gestion comptable.

www.syndic-solutions.fr

 

Copromatic


Une start-up lyonnaise a lancé Copromatic, un logiciel comptable et administratif pour les syndics de copropriété, bénévoles et professionnels. S’il peut être utilisé par les syndics professionnels, il est surtout très avantageux pour les syndics bénévoles. Il permet de tenir, au jour le jour, la comptabilité de la copropriété, impliquer les voisins (signalement d’incident, remontée d’informations, sondages participatifs), planification des assemblées générales… «Une gestion fluide, ergonomique, simple et adaptée pour une utilisation non-professionnelle : balisée et sécurisée, la navigation et l'utilisation de Copromatic par le syndic bénévole est facile à toutes les étapes de la gestion de sa copropriété. La comptabilité a été optimisée au maximum : plus d’Excel ni d'imputation comptable, de copier-coller dans les journaux et surtout d'erreurs. Copromatic est calibré pour que le gestionnaire n'ait plus qu'à photographier les factures et valider les informations présentées pour que les lignes comptables soient créées automatiquement», précise l’équipe de la start-up. La plateforme offre une solution complète : pas de mises à jour, pas d’engagement, des tarifs fixes, une assistance technique, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L’abonnement (dès 39 € par mois) est attribué au syndic pour une copropriété quels que soient la taille, le nombre de lots ou le nombre de copropriétaires. Des modules de gestion administrative et financière sont inclus.

www.copromatic.com

 

Simply Syndic

L’ARC (Association des Responsables de Copropriété) a mis en place un logiciel pour les syndics bénévoles permettant à l’utilisateur de «passer  des écritures comptables sans forcément maîtriser le concept de ‘’nomenclature comptable’’ ou de ‘’partie double’’. Les principales écritures se génèrent automatiquement  grâce à un système didactique». Comme, par exemple, les enregistrements des factures, salaires, appels de fonds, virements bancaires ou encore la gestion des compteurs. Evidemment, chaque utilisateur peut corriger, modifier ou annuler une écriture manuellement. En cas de souci quelconque, l’utilisateur peut appeler une hotline. Le logiciel coûte 255 € pour une copropriété comprenant dix lots, un coût définitif ne nécessitant pas d’abonnement. La maintenance s’élève, pour dix lots, à 200 € par an.

https://arc-copro.fr/les-services-outils/simply-syndic

 

Jegeremaresidence.com

Ce logiciel permet aux petites résidences de contrôler l’accès à l’immeuble, de programmer rapidement et simplement les badges et télécommandes depuis son domicile. Il suffit de créer un compte sur le site dédié, d’enregistrer ensuite les numéros des centrales installées dans la résidence en question, de définir les droits d’accès de chaque résident, de programmer les clés via un encodeur, puis de distribuer les clés.

www.jegeremaresidence.com

 

Comptacop

Il s’agit d’un logiciel pour syndic professionnel et bénévole, qui permet de gérer uniquement la comptabilité de la copropriété, des opérations courantes aux appels de fonds en passant par les travaux, et les relevés de compteurs. Il existe un extranet pour les copropriétaires qui peuvent ainsi consulter leurs comptes, ceux de la copropriété et télécharger tous les documents légaux. Il faut compter 49 € par an sans engagement de durée pour une copropriété comptant 20 lots maximum.

www.comptacop.fr

 

ChouetteCopro

Cette  plateforme de communication a pour but de simplifier la résolution des petits problèmes du quotidien, en mettant en relation les occupants, leur syndic et les prestataires techniques. Pour un syndic bénévole, ChouetteCopro permet de gérer facilement les incidents techniques depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur. En seulement quelques clics, le prestataire de service informe l’ensemble de la copropriété de l’avancement d’un problème et de sa résolution ; le gestionnaire de syndic renseigne sur l’avancement des dossiers en cours, et un copropriétaire peut indiquer un souci au sein de l’immeuble en temps réel. Il faut compter 9 € par an et par logement pour une copropriété.

www.chouettecopro.com

 

Gérer-ma-copro

Il s’agit d’un outil complet 100 % web - tout est enregistré sur le Cloud -, qui permet au syndic bénévole d’assurer son rôle «en tout transparence et ainsi conserver la confiance des copropriétaires». Avec son interface intuitive, cette plateforme permet de partager des informations et documents avec le conseil syndical et l’ensemble des copropriétaires, de communiquer en temps réel avec chaque acteur de la copropriété, depuis son ordinateur, sa tablette ou son smartphone. L’équipe garantit, en amont : le paramétrage de la plateforme (coordonnées de la copropriété, les lots, les tantièmes, etc.), la reprise comptable de la copropriété au premier jour de l’exercice, l’édition et l’envoi des appels de fonds et des convocations aux assemblées générales, la production des documents comptables, l’envoi des procès-verbaux aux différents copropriétaires… A tout moment, il est possible d’accéder aux informations. Ce service est facturé mensuellement, sans engagement (tarif sur demande).

www.gerer-ma-copro.fr

 

Témoignage - Laurent A., syndic bénévole de deux copropriétés

«J’ai testé plusieurs logiciels avant de trouver celui qui correspondait à ma copropriété. Suite à une déception de syndics professionnels, j’ai décidé de devenir syndic bénévole. J’ai fait quelques recherches sur Internet pour voir quels logiciels d’aide existaient. J’en ai essayé plusieurs. Tout d’abord, Simply Syndic, le logiciel de l’ARC, simple d’utilisation, mais pas adapté à la copropriété en question, bien trop complexe. Ce logiciel est pratique pour les petites copropriétés de dix lots, mais la nôtre comprend 32 lots principaux, 66 garages et 60 copropriétaires. Au niveau technique, ça ne convenait pas. Sans parler du fait qu’il s’agit uniquement d’un logiciel sur ordinateur, peu pratique lorsque l’on est mobile. J’ai, ensuite, testé Coprolib, qui m’a clairement convaincu. Ce logiciel est intuitif, ergonomique, simple ; il y a des bulles d’aide régulièrement, on peut l’utiliser sur un téléphone, une tablette, un ordinateur, chez soi, en vacances… Quand on a un souci, il est réglé dans l’heure. Aujourd’hui, je suis également syndic bénévole d’une deuxième copropriété de 200 lots principaux, 150 garages et 200 copropriétaires. J’utilise, là aussi, Coprolib, qui répond parfaitement à ce type de gestion. En passant de syndic professionnel à syndic bénévole, la copropriété a réalisé une économique de 5 200 € par an, ce qui n’est pas négligeable ! Tout est simple et clair, impossible de faire une erreur, on nous aide véritablement. Je consulte également les sites de l’ARC et de l’ANCC (Association Nationale de la Copropriété et des Copropriétaires) pour me tenir informé des derniers textes et des dernières jurisprudences».