Copropriété : La collecte des formulaires de vote par correspondance par le conseil syndical

par Dalila Begriche, Juriste au SNPI (Syndicat National des Professionnels Immobiliers)
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Pour diverses raisons, notamment la recrudescence de l’absentéisme en assemblée générale, le conseil syndical peut prendre l’initiative de recueillir les formulaires de vote par correspondance. 

En soi, rien n’interdit aux membres du conseil syndical de les collecter, puis de les transmette au syndic. Le décret du 17 mars 1967 n’impose pas l’envoi par les copropriétaires. 

«Pour être pris en compte lors de l’assemblée générale, le formulaire de vote par correspondance est réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion». (art. 9 bis, D. 17 mars 1967).

Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 695 de janvier - février 2024

Ainsi, le syndic devra prendre en compte les votes par correspondance reçus par l’intermédiaire du conseil syndical ou d’un tiers (un mandataire gestionnaire ou un autre copropriétaire, par exemple), à condition qu’ils lui soient remis trois jours francs avant la réunion. Il n’est pas nécessaire de fournir une procuration ou un mandat à cette personne tierce. 

Mais s’agit-il d’une bonne idée ? 

L’intention est louablee. Elle n’est, toutefois, pas sans risque et peut entraîner des conséquences dommageables pour le copropriétaire. 

Tout d’abord, il faut veiller à respecter le délai de trois jours francs avant l’assemblée générale. Ainsi, si elle a lieu un lundi, le jour limite de réception des votes par correspondance par le syndic sera le jeudi précédent (trois jours francs comptés à rebours : dimanche, samedi et vendredi). Le syndic doit absolument avoir le formulaire entre ses mains ce jour-là. La moindre erreur ou le moindre retard aura pour conséquence d’écarter du vote les copropriétaires ayant transmis leur formulaire au conseil syndical. 

Ensuite, loin penser que les membres du conseil syndical puissent avoir de mauvaises intentions mais la nature humaine étant ce qu’elle est, ils pourraient être tentés de ne pas transmettre les formulaires comportant un vote défavorable, voire les modifier.

Enfin, à moins de les contacter un par un, le syndic ne pourra pas s’assurer que le vote provient bien des copropriétaires mentionnés sur le formulaire. Certains indices pourront même attirer son attention : encre identique, écrite ou signature ne correspondant à celles habituellement constatées, etc. 

Ces détails peuvent donc être source de litiges au sein du syndicat et n’auront pas forcément matière à être réglés devant les tribunaux. 

Le mieux pour un copropriétaire ne pouvant pas se rendre à l’assemblée générale donc de transmettre lui-même son vote par correspondance au syndic. 

À savoir : le copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire sans avoir à respecter le délai de trois jours francs imposé pour le vote par correspondance, étant précisé que le mandant peut se présenter avec la délégation de vote le jour-même de l’assemblée générale. 

 

Dalila Begriche, Juriste au SNPI (Syndicat national des professionnels immobiliers)