La liste des copropriétaires est un document indispensable au syndic en ce qu’il contient les coordonnées des copropriétaires, qu’ils aient ou non leur résidence principale dans l’immeuble, permettant ainsi de leur notifier, entre autres, la convocation à l’assemblée générale s’ils ont opté pour la voie postale. Toutefois, au regard des informations personnelles que l’on y trouve, la question de sa communication se pose régulièrement et peut être source de conflits entre les conseillers syndicaux et le syndic.
Établissement et mise à jour de la liste des copropriétaires
Conformément à l’article 32 du décret du 17 mars 1967, il appartient au syndic d’établir et de mettre à jour la liste des copropriétaires. Cette prestation constituant un acte de gestion courante, le syndic ne saurait réclamer le versement d’honoraires complémentaires (point IV-13° d de l’annexe du contrat type de syndic).
Généralement, le syndic est informé par le notaire du transfert de propriété lors de l’acquisition d’un lot. En revanche, en cas de changement de domicile d’un copropriétaire n’ayant pas sa résidence principale dans l’immeuble (un bailleur par exemple), la situation peut s‘avérer problématique, aucun texte n’imposant à un copropriétaire de notifier au syndic son changement d’adresse. A charge donc pour l’intéressé de se rapprocher de celui-ci afin que la liste soit mise à jour.
Le contenu de la liste des copropriétaires
La liste doit comprendre les informations concernant l’ensemble des copropriétaires ainsi que les titulaires d’un droit d’usufruit, de nue-propriété, d’usage ou d’habitation, avec indication des lots en question. Le syndic mentionne alors l’état civil des copropriétaires et des titulaires des droits ainsi que leur domicile réel ou élu. Néanmoins, que faut-il entendre par «état civil», au-delà des nom, prénom et sexe du copropriétaire ? Sur ce point, le décret de 1967 n’apporte aucune précision. Si le Code civil ne s’avère pas plus prolixe, son article 34 dispose néanmoins que les actes de l’état civil doivent énoncer les prénoms, noms, professions et domiciles de tous ceux qui y sont dénommés ainsi que les dates et lieux de naissance des parents, enfants, conjoints… selon la nature de l’acte (acte de naissance, de mariage…). De fait, un syndic pourrait-il demander que la profession, l’âge et le lieu de naissance d’un copropriétaire lui soient communiqués ? Au préalable, on notera que ce texte ne définit pas «l’état civil» d’une personne mais les informations que l’on doit trouver sur «un acte d’état civil», informations variant selon la nature du document. Ces données étant personnelles, le syndic doit s’assurer qu’elles sont nécessaires pour l’exercice de sa mission. Or, on peut légitimement s’interroger sur la pertinence des mentions relatives à la date de naissance ou à la profession exercée de sorte qu’il est préférable de se limiter aux seuls noms, prénoms et adresses. Mais en tout état de cause, en aucun cas le syndic ne saurait exiger la communication d’informations non visées à l’article 34 du Code civil, telles que la nationalité, la nature du contrat de mariage ou la situation de famille (nombre d’enfants, concubinage…).
Lorsque le copropriétaire est une personne morale, doivent être indiqués sa forme, sa dénomination, son siège social et l’organe qui la représente légalement ou statutairement. Le cas échéant, il est fait mention de l’adresse électronique, mais uniquement lorsque le copropriétaire a donné son accord.
Enfin, si l’un des copropriétaires fait l’objet d’une mesure de protection, le tuteur ou, selon le cas, le curateur, le mandataire spécial, le mandataire de protection future, lorsque son mandat prend effet, ou le mandataire ad hoc notifie son mandat au syndic qui doit porter cette mention sur la liste. Il en est de même de l’administrateur légal d’un mineur copropriétaire, du mandataire commun désigné en application de l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965 en cas d’indivision ou d’usufruit d’un lot de copropriété et du mandataire qui a reçu mission d’administrer ou de gérer à effet posthume un lot de copropriété. À noter que ce ne sont pas les coordonnées du mandataire qui doivent être mentionnées mais l’existence d’une mesure de protection à l’égard du copropriétaire concerné.
La communication de la liste des copropriétaires
Au regard des mentions qui figurent dans la liste des copropriétaires et des dispositions relatives au règlement général de protection des données (RGPD), le syndic est obligé d’assurer la confidentialité des informations personnelles en sa possession et ne peut donc les communiquer. Une obligation reprise à l’article 7 du Code de déontologie des professionnels de l’immobilier. Néanmoins, une telle prohibition est susceptible d’entrer en conflit avec les prérogatives des conseillers syndicaux, lesquels peuvent prendre connaissance et copie «de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété» (art. 21, loi du 10 juillet 1965). Selon la CNIL, le syndic ne peut invoquer le RGPD pour refuser la communication d’un document dès lors qu’un texte en prévoit explicitement la consultation. Un principe rappelé à l’article 7 du Code de déontologie précité et par une réponse ministérielle (Rép. Min. n° 3868, JO Q 26 août 2025, p. 7391).
Par ailleurs, l’extranet de l’immeuble doit comporter, dans la partie accessible aux seuls membres du conseil syndical, la liste des copropriétaires établie par le syndic conformément aux dispositions de l’article 32 du décret de 1967, comprenant donc les coordonnées de chacun, y compris l’adresse électronique le cas échéant (art. 3, décret n° 2019-502 du 23 mai 2019). Ce document peut donc être communiqué aux conseillers syndicaux mais ces derniers demeurent responsables de l’utilisation des informations ainsi recueillies et ne doivent en aucun cas les divulguer. En revanche, la communication de la liste à de simples copropriétaires n’est pas possible (CA Paris, 13 juin 1997, n° 92/11278).
