[N°636] - Les délais de convocation aux assemblées générales

par David Rodrigues, Juriste à l’association Consommation, Logement et Cadre de Vie (CLCV)
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L’ assemblée générale prend toutes les décisions concernant la vie de la copropriété, de la désignation de ses représentants aux travaux à réaliser. Pour ce faire, le législateur a fait en sorte que les copropriétaires puissent se prononcer en toute connaissance de cause et qu’ils soient informés suffisamment tôt des sujets qui vont être débattus. C’est pourquoi la convocation à l’assemblée générale obéit à un formalisme très précis, notamment en ce qui concerne le délai dans lequel elle doit être communiquée aux copropriétaires.

Principe : un délai de convocation de 21 jours
La convocation à l’assemblée générale doit se faire 21 jours avant la date de la réunion, à moins que le règlement de copropriété n’ait fixé un délai plus long (art. 9 décret 17 mars 1967).
Il s’agit d’un délai d’ordre public de sorte que sa violation ne saurait faire l’objet d’une régularisation. Ainsi, le fait pour un copropriétaire de participer à l’assemblée générale malgré le défaut de respect du délai de convocation ne le prive pas de son droit d’agir en annulation (Cass. 3e civ., 17 avril 1991).
Le problème se pose, en revanche, lorsque la violation du délai légal résulte d’un retard lié à la distribution même du courrier. Il a ainsi été jugé que cette situation n’est pas susceptible d’empêcher la constatation que le délai n’a pas été respecté (CA Paris, 26 mars 1993).
Dans le même registre, une grève des services postaux ne rend pas régulière une convocation qui n’aurait pas été reçue dans les délais prescrits (CA Paris, 3 décembre 1998). Le cas de la grève postale ne semble cependant pas tranché par la jurisprudence puisque, à l’inverse, une demande en annulation a été rejetée aux motifs que le syndic ne pouvait avoir connaissance de ce mouvement lors de l’envoi de la convocation (TGI Paris, 17 juin 1997). Pour éviter le plus possible un litige lié aux délais erratiques de la poste, on ne saurait trop recommander aux syndics de prendre une marge de sécurité d’au moins une semaine pour procéder à l’envoi des convocations.

Les exceptions au délai de 21 jours

On peut distinguer trois exceptions au délai de 21 jours :

• Convocation à une assemblée générale de «rattrapage».- Lorsqu’une résolution soumise à la majorité de l’article 25 n’a pas recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, une nouvelle assemblée générale, si elle est convoquée dans le délai maximal de trois mois, peut statuer alors à la majorité de l’article 24 (art. 25-1, loi du 10 juillet 1965). Dans ce cas, le délai de convocation peut être réduit à 8 jours et les différentes notifications n’ont pas à être renouvelées si l’ordre du jour de cette nouvelle assemblée est identique à celui de la précédente (art. 19, décret du 17 mars 1967).
Plusieurs conditions sont ici posées. Tout d’abord, ce mécanisme d’assemblée générale de rattrapage ne vaut que pour les résolutions relevant de la majorité de l’article 25 et qui peuvent bénéficier de la passerelle instituée par l’article 25-1.
Ensuite, l’assemblée doit se réunir dans les trois mois à compter du jour où s’est tenue la première assemblée générale. A défaut, non seulement les résolutions concernées ne pourront être adoptées à la majorité de l’article 24, mais le délai de convocation sera alors de 21 jours.
Enfin, l’ordre du jour de cette nouvelle assemblée ne doit comporter aucun élément nouveau par rapport au précédent. A défaut, le délai de 21 jours devra s’appliquer.

• Convocation en cas d’urgence.- En cas d’urgence, le délai de 21 jours n’a pas à être respecté, sauf si la convocation porte également sur des questions non-urgentes (CA Paris, 10 mai 1991). Les juges procèderont alors à une appréciation au cas par cas, des résolutions soumises au vote et déclareront licites celles qui relevaient réellement de l’urgence et invalideront celles qui, au contraire, devaient être soumises au délai de 21 jours (CA Paris, 27 octobre 2010). Si aucune urgence n’est constatée, l’assemblée générale pourra alors être annulée (Cass. 3e civ., 3 octobre 1974).
La question se pose, toutefois, de savoir quel délai doit être respecté. Et la jurisprudence de se retrancher (mais peut-on le lui reprocher ?) derrière la fameuse notion de «délai raisonnable», l’essentiel étant que les copropriétaires puissent connaître la date de l’assemblée générale (CA Paris, 28 mai 1998).

• Convocation en cas de dommages causés par une catastrophe technologique.- En cas de catastrophe technologique ayant endommagé les parties communes, le délai de convocation est de 15 jours et l’assemblée générale doit se tenir dans les 2 mois qui suivent la catastrophe (art. 38-1, loi du 10 juillet 1965).

La computation des délais
Le calcul des délais varie selon le mode de convocation.

• La remise contre récépissé ou émargement.- En cas de remise en direct, le point de départ du délai est la date même de cette remise. Il ne peut s’agir d’une simple tentative dans l’hypothèse où la personne chargée de la distribution des convocations (le gardien le plus souvent) ne parviendrait pas à joindre le copropriétaire en question (CA Paris, 26 juin 1995).

• La remise par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).- Il s’agit du cas le plus courant. Dans cette hypothèse, et par dérogation aux dispositions du Code de procédure civile, le délai a pour point de départ le lendemain de la première présentation de la LRAR au domicile du destinataire (art. 64, décret du 17 mars 1967). Il ne s’agit donc nullement de la délivrance effective de la convocation, contrairement au cas précédent où l’on prenait en compte la date de remise en main propre, mais uniquement de la date figurant sur l’avis de passage des services de distribution du courrier.

• La remise par voie électronique.- Il est possible de procéder à une convocation à l’assemblée générale par voie électronique. Dans ce cas, le délai court à compter du lendemain de l’envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique par lequel son destinataire est informé qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée (art. 64-3, décret du 17 mars 1967).