Ce mois-ci dans la chronique : Les bons comptes d'Alain
La comptabilité des copropriétés est réglementée par le décret du 14 mars 2005. Il s’agit d’un système d’engagement dit en partie double où «… tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture». Cette méthodologie suppose que le gestionnaire doit comptabiliser sur l’exercice {N}, toute dépense [mais également des produits] qui concerne la période comptable ; réceptionnée ou non.
article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 664 de décembre 2020
Pourtant, les situations sont fréquentes où certains prestataires ou fournisseurs n’ont pas encore eu le temps matériel d’émettre leurs dernières factures ou bien elles parviennent chez le syndic après la date de clôture de l’exercice… Il n’est pas rare, non plus, que le syndic engage le syndicat par la signature d’un devis par exemple, dans les quelques jours qui précèdent la date de clôture. Il convient alors de saisir des écritures de régularisation. Elles ont pour objet d’impacter les comptes de l’exercice concerné par une neutralisation du temps qui sépare la prestation effectuée (ou le service rendu), sa facturation, ainsi que la réception de la facturation par le syndic. Il s’agit de se conformer notamment aux exigenCes de l’article 3 du décret susvisé : «Les charges constatées pour les opérations courantes … comprennent les sommes, versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat… ».
L’opération comptable consiste à débiter le compte de charges de la classe 6 concernée par le service ou la prestation effectuée et non encore facturée, par le crédit du compte 408 FACTURES NON PARVENUES. Pour l’hypothèse d’une facture au montant fixe mensuellement comme le nettoyage par exemple, il convient de débiter le compte 408 par le crédit du compte 401 fournisseur. Lorsque ce dernier adressera sa facture, il faudra la payer par le débit de son compte au crédit du compte bancaire 512 BANQUE.
Il n’y a pas encore de facture d’achat pour un engagement de dépense par la signature du devis d’une entreprise accompagné d’un simple acompte. Auquel cas, il convient de saisir une opération dans le journal de banque : 401ENTREPRISE au débit par le crédit du 512 (BQ). Ensuite, en OPÉRATIONS DIVERSES, il faut imputer le compte de charges du montant total du devis par le crédit du 401ENTREPRISE. Lorsque cette entreprise fera parvenir sa facture, il faudra régler la différence entre l’acompte versé et le solde par le débit du 401 et le crédit de la banque.
Voici quelques chiffres pour illustrer ce dernier cas : le syndic signe le devis de l’entreprise «ETS» pour effectuer une réparation d’un montant de 1 200 € et lui verse un acompte de 360 €. Les écritures sont les suivantes :
Dans le bilan comptable (Annexe 1), le montant de la (ou des) «facture(s) non parvenue(s)» figure(nt) au passif, c’est-à-dire dans les «dettes» du compte 40 Fournisseurs.
Alain Laux, Directeur d’une union de services
