Par Christophe Lefrère, Directeur d’affaires, Expert Avis Electronique.
Délai et cadre légal à respecter, traçabilité de la remise, explosion des coûts postaux, surcharge administrative... Les syndics de copropriété font face à de nombreux défis lorsqu’il s’agit de gérer les envois liés aux assemblées générales ou encore de recouvrir les charges impayées.
Et si dans ce contexte l’avis électronique était le meilleur allié pour sécuriser les échéances, alléger la charge de travail et maîtriser les coûts tout en conformité ? Présentation d’une solution déjà adoptée par un nombre croissant de professionnels.
Les assemblées générales (AG), une organisation sous pression
Les périodes d’organisation des AG de copropriété, on le sait, sont un véritable pic d’activité. À chaque échéance, les mêmes tensions ressurgissent : délais réglementaires serrés, incertitudes sur la bonne distribution des courriers, retours des plis (PND), nécessité de relances multiples…
« Au travers de mes échanges avec les Syndics, un constat revient sans cesse : le traitement des convocations, des PV est perçu comme une charge stressante et laborieuse, tant d’un point de vue organisationnel que réglementaire » explique Christophe Lefrère.
L’avis électronique : un levier pour reprendre la main sur les délais de convocation
« Légalement il faut envoyer les convocations au moins 21 jours francs avant la date de l’assemblée générale mais en pratique, la date de première présentation d’un recommandé papier est difficile à anticiper, dans un contexte où les délais postaux ne cessent de s’allonger » ajoute C. Lefrère.
Avec l’avis électronique, le syndic maîtrise totalement la date de dépôt et la date de la notification de la date de l’assemblée générale. Il peut suivre en quasi temps réel la remise effective au copropriétaire, s’assurant ainsi que l’ensemble des convocations ont bien été présentées dans les temps. En cas d’échec, il est toujours possible d’effectuer une relance ou bien d’envoyer un recommandé papier.
De plus, les syndics l’évoquent souvent : pendant la période des assemblées générales, les équipes sont souvent débordées. Impression, mise sous pli, affranchissement, vérifications, relances… A l’approche des AG, chaque étape devient chronophage et mobilise des ressources déjà sous tension, avec à la clé un risque d’écart par rapport au processus imposé par la règlementation.
A l’inverse avec l’avis électronique, « l’un des nombreux bénéfices que nos clients nous remontent après la mise en place de l’avis électronique, c’est la fluidité du process : le chargement et l’envoi des avis en masse se fait en quelques clics, la solution offre une traçabilité de la bonne ou mauvaise réception des avis envoyés par e-mail mais aussi de la consultation des documents. » commente C. Lefrère.
La preuve de remise : un enjeu de conformité
La preuve de la remise est un enjeu de conformité. A ce tire, l’avis électronique bénéficie d’un cadre réglementaire proche de celui de la Lettre Recommandée Electronique (LRE). Il est aménagé spécifiquement pour les Syndics de Copropriétés et les Administrateurs de biens afin de simplifier l’envoi et la relève des documents de convocations et de PV d’AG ainsi que des mises en demeures.
Les solutions d’avis électronique sont opérées par des prestataires qualifiés par l’’ANSSI. Elles opèrent de nombreuses fonctionnalités, notamment un archivage à valeur probatoire des éléments de preuve, consultables à tout moment depuis un espace extranet.
Résultat ? Plus de praticité pour plus de sérénité notamment pour les équipes métiers qui constatent une vraie diminution de leur charge mentale : réduction de la logistique grâce à la digitalisation des documents et l’automatisation des envois, augmentation de la fiabilité avec la réduction des erreurs et amélioration de la traçabilité.
Une adoption simple, dans la digitalisation amorcée ces dernières années
« En tant que Directeur d’Affaires, Expert Avis Electronique, j’observe une tendance nette depuis deux ans : la digitalisation des échanges réglementés s’accélère, et les syndics y voient de plus en plus un moyen de concilier conformité et efficacité. » explique C. Lefrère
Les solutions d’avis électronique s’intègrent très facilement dans l’environnement logiciel des syndics, soit via l’accès à une plateforme en ligne, soit à travers un lien direct avec leur SI (via API, batch).
« Une inquiétude revient parfois lors des premiers échanges avec nos clients : “Est-ce que ça va alourdir nos outils ?”. La réponse est clairement : non. Il est possible d’intégrer la fonctionnalité d’envoi d’avis électronique au sein d’un logiciel existant, ou tout simplement d’utiliser une solution clé en main » rapporte C. Lefrère.
La loi n°2024-322 du 9 avril 2024 Art. 38 vient une nouvelle fois simplifier les communications réglementées en copropriété en supprimant le consentement des copropriétaires à recevoir leurs convocations d'AG, leurs PV d'AG et leurs mises en demeure par voie électronique.
« Depuis la parution de ce texte, nous constatons une généralisation de l’envoi des avis électroniques sur les syndics ayant déjà initié des projets de communications digitales avec leurs clients » explique l’Expert.
De plus, son utilisation est simple puisqu’elle se résume à quelques étapes ! L’expérience est fluide et sécurisée pour les copropriétaires, et tout aussi intuitive pour les équipes du syndic.
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Au final : plus de sérénité pour les équipes comme pour les copropriétaires
« Finalement l’avis électronique, c’est moins de stress, moins de coûts, moins de paperasse et moins de logistique qu’une Lettre Recommandée avec Accusé Réception — pour plus de réactivité, plus de fiabilité, et une meilleure traçabilité. » conclue L’Expert.
L’avis électronique est un outil qui s’adapte aux réalités du terrain, un levier d’amélioration du quotidien pour les gestionnaires et une plus grande facilité pour les copropriétaires (plus besoin d’aller récupérer son recommandé au bureau de Poste en cas d’absence). Alors pour vos convocations et PV d’AG, ou mises en demeure : choisissez l’avis électronique pour concilier rigueur juridique, délais contraints et fluidité.
*Article publié sous la responsabilité de leurs auteurs et n'engageant pas les rédactions des Informations Rapides de la Copropriété
