Ne pas identifier correctement un copropriétaire peut être une source de tracasserie pour le syndic, et représenter un danger financier pour la copropriété du fait du non-paiement des charges. Ainsi une copropriété saine, de petite taille, peut devenir une copropriété en difficulté du fait d’une succession qui dure plusieurs années…
Le syndic doit s’en inquiéter auprès des autres copropriétaires. Le copropriétaire a-t-il déménagé sans laisser d’adresse, ou s’agit-il d’une hypothèse plus radicale ? Si aucune information ne peut être apportée, une copropriété ne pourrait qu’approuver les démarches du syndic pour faire cesser cette situation !
Un syndicat de copropriété est composé de copropriétaires… Afin de permettre à ces derniers d’exercer leurs droits de copropriétaires, la loi du 10 juillet 1965, précise que certaines communications doivent impérativement leur être faites par voie de «notification».
La forme de la notification est prévue au décret du 17 mars 1965 en son article 64, 1er alinéa, «toutes les notifications et mises en demeure prévues par la loi du 10 juillet 1965 susvisée et le présent décret sont valablement faites par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Le délai qu'elles font, le cas échéant, courir a pour point de départ le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire».
Cet extrait vise la lettre recommandée “papier” puisqu’il est fait référence à la présentation au domicile du destinataire.
Cette domiciliation est obligatoirement détenue par le syndic, conformément à l’article 32 du décret du 17 mars 1967 : «le syndic établit et tient à jour une liste de tous les copropriétaires avec l'indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que de tous les titulaires des droits mentionnés à l'article 6 ; il mentionne leur état civil ainsi que leur domicile réel ou élu, et, s'il s'agit d'une personne morale, sa forme, sa dénomination, son siège social et l'organe qui la représente légalement ou statutairement. Il fait aussi mention de leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord».
Le syndic est ainsi le garant de la composition du syndicat et, pour reprendre la terminologie actuelle, des données personnelles des copropriétaires : son identité et son adresse.
L’adresse ou plus précisément le domicile réel ou élu
Dans la pratique, il convient de reconnaître que les fichiers se transmettent d’un syndic à l’autre, sans vérification particulière, la rigueur de chacun étant entendue.
Mais lorsque les notifications sont retournées au syndic, portant les mentions “NPAI” (n’habite pas à l’adresse indiquée), “INCONNU” (à cette adresse), “DCD” (décédé), comment réagir ? Le syndic se doit-il d’engager les fonds du syndicat pour trouver l’adresse du destinataire ? Faut-il envisager de faire appel à un enquêteur ?
Le législateur semble avoir envisagé cette hypothèse, puisque l’article 65 du décret du 17 mars 1967 prévoit expressément qu’«en vue de l'application de l'article 64, chaque copropriétaire ou titulaire d'un droit d'usufruit ou de nue-propriété sur un lot ou une fraction de lot notifie au syndic son domicile réel ou élu ainsi que son adresse électronique, s'il a donné son accord pour recevoir des notifications et mises en demeure par voie électronique [...]
