« Prendre les devants pour expliquer un dépassement de budget »
Ancien syndic, Mathieu Gilbert intervient aujourd’hui comme consultant et formateur spécialisé en copropriété. Notamment, il anime au sein de l’équipe pédagogique d’Edilaix formation [éditeur de la revue] les sessions consacrées à la comptabilité des syndicats.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 678 de mai 2022
Quels sont les points clés à connaître lors de la présentation des comptes annuels ?
«La fonction de contrôle des comptes du syndicat des copropriétaires revient au conseil syndical qui contrôle la gestion du syndic. Pour les copropriétés d’une certaine importance, il serait déraisonnable que chaque copropriétaire tente de faire un contrôle complet des comptes collectifs, bien que la loi ait prévu un accès à l’ensemble des pièces pour chacun des copropriétaires. Pour les plus petites copropriétés, l’absence ou parfois la faible implication du conseil syndical peut néanmoins justifier un contrôle individuel plus attentif.
«En dehors de cette dernière situation, quels contrôles peuvent faire les copropriétaires ? Chacun s’intéressera en premier lieu à son décompte personnel. Est-ce que son solde de fin d’exercice lui semble cohérent avec les charges des années précédentes et avec la situation collective ? Est-ce que l’imputation individuelle de consommation d’eau et de chauffage correspond des relevés réels et non des estimations?
«Au moment de l’approbation des comptes, une attention particulière sera portée aux écarts importants entre budget et dépenses réelles sur les plus gros postes (annexes 2 et 3). Une explication doit pouvoir être donnée par le syndic, tant dans le sens du dépassement que son contraire. Une dépense réelle très inférieure au budget n’est pas nécessairement une bonne nouvelle : une prime d’assurance non payée ; une sous-consommation d’eau et donc une régularisation l’année suivante ; un contrat beaucoup moins cher peut être dû à une prestation incomplète.
«Sur l’annexe 1, les impayés significatifs de copropriétaires sont à suivre avec attention, les soldes importants des comptes d’attente doivent faire l’objet d’une information de manière à ne pas laisser à l’avenir un compte poubelle contenant des écritures «impossibles» à répartir (solde d’un ancien sinistre ; décompte ancien syndic contesté ; litige avec une entreprise, etc).
«Sur l’annexe 5, il faut être attentif aux comptes travaux qui s’éternisent. S’il est normal que des travaux soient à cheval sur deux exercices, voire trois pour les plus importants, au-delà il y a presque toujours anomalie.»
Comment s’organise le cabinet pour assurer à la fois la tenue des comptes et l’engagement des dépenses ?
«Un cabinet de syndic doit répondre à deux obligations bien distinctes : engager des dépenses et tenir la comptabilité des syndicats, dans le respect d’une règlementation entièrement d’ordre public pour ces points.
«L’engagement des dépenses, fonction essentielle du gestionnaire et de son assistant(e) est régi par l’article 44 du décret de 1967 qui définit la ligne de partage entre ce qui relève des missions déléguées au syndic dans le cadre du budget et ce qui relève impérativement de décisions distinctes de l’assemblée générale des copropriétaires.
«Dans le cadre du budget pour le fonctionnement courant voté par l’assemblée générale, le gestionnaire décide des dépenses à engager dans l’intérêt du syndicat. Les textes prévoient quelques gardes fous : le syndic ne peut dépenser plus que les sommes disponibles sur le compte bancaire courant et doit s’assurer avant de passer commande d’être en mesure de payer toute dépense engagée ; il ne peut modifier le contrat d’assurance sans l’accord de l’assemblée générale ; il doit mettre en concurrence les entreprises au-delà d’un seuil voté par l’assemblée générale et il doit, enfin, obtenir l’avis du conseil syndical si le coût est supérieur à un seuil défini par l’assemblée générale.
«Pour les dépenses qui relèvent d’une décision d’assemblée générale au titre de l’article 44 du décret, le syndic passe les commandes aux périodes et conditions décidées par l’assemblée puis valide les situations d’avances et factures reçues.
«Le service comptabilité est chargé de tenir une comptabilité d’engagement en partie double. Les imputations de charges devront respecter les règles de répartition prévues à l’article 10 de la loi du 10 juillet 1965 et celles définies dans le règlement de copropriété. Il est aussi chargé du règlement des factures aux conditions et délais convenus à la commande.
«La comptabilité effectue aussi les appels de fonds conformes aux décisions d’assemblées générales et le plus souvent, se charge du recouvrement auprès des copropriétaires retardataires.
«Les missions de gestion et de comptabilité sont distinctes. Dès que la dimension de la structure le permet, le cabinet évite que ce soit la même personne qui assume les deux fonctions parce qu’elles ne requièrent pas les mêmes compétences, mais aussi pour sécuriser les pratiques.»
Quels conseils donneriez-vous au gestionnaire de copropriété lorsqu’il/elle présente les comptes du syndicat ?
«La réponse va dépendre de l’auditoire. L’approche est différente selon qu’il s’agit du conseil syndical qui a le rôle d’auditeur, ou des autres copropriétaires à qui revient l’approbation ou non, des grandes masses présentées dans les cinq annexes.
«Avec le conseil syndical, on va pointer facture par facture avant convocation de l’assemblée générale afin d’éviter de se perdre dans les détails lors de l’assemblée. Sont aussi nécessaires un point sur les contrats en cours, l’application des clauses d’évolution de prix et le budget à présenter. A l’issue de son contrôle, le conseil syndical doit être convaincu de l’exactitude des comptes et de la bonne utilisation des fonds ; c’est l’assurance d’une approbation sereine des comptes.
«Pour gagner la confiance du conseil syndical, une révision comptable en interne entre le gestionnaire et le comptable s’impose. S’en remettre au conseil syndical pour relever de petites erreurs d’imputation ou de saisie, ruine la crédibilité du syndic.
En assemblée générale, il faut anticiper les questions inévitables. Prendre les devants pour expliquer un dépassement de budget, ou faire un point sur des impayés démontre l’implication et l’attention que porte le syndic à la copropriété.
«A noter que l’assemblée ne peut statuer que sur les comptes présentés, des erreurs découvertes en cours de séance imposent une re-convocation.»
