Les modalités de participation aux assemblées générales ont longtemps été immuables : en dehors de la présence physique et de la possibilité de s’y faire représenter, point de salut.
Il est vrai que l’évolution des technologies limitait le champ des possibles en la matière.
Il aura fallu attendre la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique, dite loi ELAN, pour que de nouveaux moyens alternatifs de participation soient proposés avec le vote par correspondance, bien connu, et la visioconférence.
Mais si cette dernière demeure intéressante, sa mise en œuvre pratique peut s‘avérer contraignante dans certains cas.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 700 de juillet 2024
©AdobeStock_726331962
La mise en place de la visioconférence
Les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification (art. 17-1 A, al. 1er, L. 10 juillet 1965). Toutefois, l’assemblée générale doit au préalable décider des moyens et supports techniques permettant, d’une part aux copropriétaires d’y recourir et, d’autre part, de s’assurer de l’identité de chaque participant. La décision est prise sur la base de devis élaborés à cet effet par le syndic ou le conseil syndical et les coûts sont supportés par le syndicat de copropriétaires (art. 13-1, al. 1er, D. 17 mars 1967). Faute de précision par les textes, la majorité requise est celle de l’article 24.
La participation se fait par visioconférence, audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique. Cependant, les supports choisis doivent, a minima, transmettre la voix des copropriétaires et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations (art. 13-1, al. 2, D. 17 mars 1967). L’intégralité de l’assemblée doit donc pouvoir être suivie, sans limitation de durée, et en direct, sans décalage entre les débats et leur retransmission.
Dans les faits, peu de copropriétés ont procédé à de telles délibérations, obligeant ainsi les pouvoirs publics à créer un régime d’exception lors de la crise sanitaire afin de permettre aux assemblées générales de se tenir à distance quand bien même aucun vote n’avait été organisé sur le sujet.
Participation à distance et difficultés pratiques
Le copropriétaire qui souhaite participer à l’assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique doit en informer «par tout moyen» le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l’assemblée générale (art. 13-2, D. 17 mars 1967). L’expression «par tout moyen» implique l’absence de formalisme particulier. De fait, un simple courriel, voire un texto, pourrait suffire. Cependant, pour des raisons de preuve et en fonction des relations avec le syndic, un courrier recommandé avec avis de réception peut être préférable.
On notera le parallélisme existant avec le vote par correspondance, les textes faisant référence dans les deux cas à un délai de trois jours francs. Ainsi, pour une assemblée générale se tenant un vendredi, la demande doit parvenir au plus tard le lundi. Et dans l’hypothèse où la réunion se tiendrait un jeudi, il faudra alors anticiper et s’adapter aux jours d’ouverture du cabinet du syndic, la plupart des officines étant fermées le dimanche, voire également le lundi.
Par ailleurs, si, dans le cadre du vote par correspondance, il est fait référence aux modalités de détermination de la date de réception par le syndic du formulaire (date de réception effective du courrier ou date d’émission en cas de communication électronique, cf. art. 9 bis, D. 17 mars 1967), il n’en est rien en matière de participation à distance. D’où la nécessité, pour le copropriétaire, d’être vigilant sur ce point et de ne pas forcément attendre le dernier moment pour se rapprocher du syndic.
De plus, il n’est nullement exigé le recours à un prestataire de services de confiance, contrairement aux notifications électroniques, telle la convocation à l’assemblée générale (notamment art. 64-2, D. 17 mars 1967). Par conséquent, tout logiciel gratuit peut être utilisé dès lors qu’il répond aux critères fixés par les textes, à savoir une retransmission continue et simultanée des débats avec la possibilité pour les participants d’intervenir en séance. Dans la pratique, cela peut toutefois être complexe.
En effet, il importe de s’assurer de l’identité des copropriétaires. Hormis dans les petites copropriétés où cette précaution peut être superflue, il est conseillé de demander aux participants à distance de se munir d’une pièce attestant de leur identité. Mais dans une telle hypothèse, la simple retransmission de la parole ne sera pas suffisante, et il conviendra alors que le dispositif choisi retransmette également l’image. Certains syndics proposent des solutions moins artisanales avec un identifiant unique délivré à chaque copropriétaire, lequel devra le renseigner pour accéder à la visioconférence, mais ces services peuvent être payants.
Par ailleurs, le procès-verbal de l’assemblée générale doit mentionner les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence de faire connaître son vote (art. 17, D. 17 mars 1967). Or, si le logiciel choisi ne permet pas de générer automatiquement un rapport sur les problèmes de connexion, le syndic devra, en pratique, interroger en direct chaque copropriétaire participant à distance afin de s’assurer qu’il soit toujours en ligne et de demander, pour chaque résolution, le sens de son vote. Une façon de procéder qui peut rapidement devenir fastidieuse et chronophage.
Et le mandat ?
Un mandataire peut-il participer à distance à l’assemblée générale ? Les textes précisent qu’il appartient au copropriétaire d’en faire la demande ; nulle référence n’est faite au mandataire de sorte que si ce dernier est un tiers à la copropriété, sa requête pourrait soulever des interrogations quant à sa recevabilité. Il est donc préférable que le copropriétaire, lorsqu’il se rapproche du syndic, l’informe également du fait qu’il se fera représenter. Le mandataire devra veiller, le cas échéant, à justifier de son identité.
