Copropriété : La fiche d'information du contrat de syndic

par David Rodrigues, Juriste à l’association Consommation, Logement et Cadre de Vie (CLCV)
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@Dilok/adobestockDans un souci de transparence tarifaire, l’ordonnance de réforme de la copropriété du 30 octobre 2019 a imposé l’obligation aux syndics d’annexer à leur contrat une fiche d’information sur le prix et les prestations proposées. Le contrat devant déjà respecter un modèle type, cette fiche a principalement pour fonction d’aider les copropriétaires et les conseillers syndicaux à mettre en exergue les points saillants de la rémunération du syndic et, le cas échéant, à faciliter la mise en concurrence.

Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 691 de septembre 2023

Présentation de la fiche d’information

Le contenu de la fiche est fixé par un arrêté en date du 30 juillet 2021 (arrêté du 30 juillet 2021 précisant le format et le contenu de la fiche d’information sur le prix et les prestations proposées par le syndic, NOR : ECOC2121940A). Déclinée sur un peu plus de deux pages, la fiche ne peut en aucun cas être modifiée par le syndic, celui-ci devant se contenter uniquement de renseigner les informations requises. Il lui est ainsi expressément interdit d’ajouter ou de retrancher la moindre mention (préambule de la fiche d’information). La fiche ne vise pas à l’exhaustivité mais seulement à reprendre les informations principales du contrat.

Pour l’anecdote, on notera une petite différence terminologique. En effet, l’arrêté de 2021 fixe un «modèle» de fiche d’information. Un terme que l’on ne retrouve pas, par exemple, pour le contrat de syndic type. Or, dans les deux cas, le texte ne peut être modifié, le syndic devant juste compléter le document et, le cas échéant, biffer certaines mentions. Il n’est donc pas certain que cette différence dans les termes employés puisse revêtir des conséquences particulières.

Contenu de la fiche d’information

La fiche d’information est divisée en quatre parties, chacune portant sur un sujet bien précis. 

1 Informations générales.- Cette section concerne notamment l’identification du syndic (dénomination et coordonnées, numéro de la carte professionnelle…) ainsi que celle du syndicat (adresse, numéro d‘immatriculation, nombre de lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces…). 

On y trouve également la durée du contrat (mais non les dates de prise d’effet ou de fin du mandat), la définition des heures ouvrables et les horaires de disponibilité pour les démarches individuelles de chaque copropriétaire ou occupant de l’immeuble (heures d’ouverture des locaux).

2 Forfait.- Le syndic doit ici indiquer le montant de sa rémunération forfaitaire pour 12 mois ainsi que ces éventuelles modalités de révision. Une façon de faire apparaitre distinctement les honoraires du syndic, contrairement au contrat type où l’information est littéralement noyée dans la masse et peu lisible pour le copropriétaire non-averti. 

Doivent également être précisées les modalités de visite de la copropriété (nombre et durée, présence ou non d’un membre du conseil syndical, réalisation d’un rapport), de tenue de l’assemblée générale annuelle (durée et plage horaire), de participation aux réunions du conseil syndical (nombre, durée et plage horaire) et, le cas échéant, le coût horaire en cas de dépassement des durées convenues.

Les différents tarifs doivent être mentionnés en HT et TTC.

3 Prestations particulières non comprises dans le forfait.- Sont visées les modalités de rémunération du syndic pour les prestations relatives aux assemblées générales extraordinaires ou aux réunions du conseil syndical et visites supplémentaires. Doivent également être mentionnés les honoraires pour la gestion des sinistres (déplacement sur les lieux, assistance à une expertise…), et tout ce qui concerne les litiges et contentieux, hors frais de recouvrement (mise en demeure, suivi du dossier transmis à l’avocat…).

Les honoraires peuvent être déterminés, soit au temps passé, soit de façon forfaitaire. Le coût horaire est mentionné en HT et TTC tandis que les tarifs forfaitaires ne sont indiqués qu’en TTC.

4 Tarification pratiquée pour les principales prestations imputables au seul copropriétaire concerné.- Il s’agit d’indiquer ici les frais de recouvrement (mise en demeure par LRAR…), le montant de l’état daté (plafonné à 380 € TTC), l’opposition sur mutation et le coût de la préparation et de la tenue d’une assemblée générale demandée par un ou plusieurs copropriétaires pour des questions concernant leurs droits et obligations. Les différents honoraires sont mentionnés en TTC.

Mise en œuvre pratique

L’établissement de cette fiche est obligatoire depuis le 1er janvier 2022. Le fait pour le syndic de ne pas l’annexer à son contrat est passible d’une amende administrative dont le montant ne peut excéder 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale (art. 18-1 A, L. 10 juillet 1965). Par ailleurs, la fiche doit être notifiée aux copropriétaires pour la validité même de la décision, au plus tard en même temps que l’ordre du jour (art. 11-I-4°, D. 17 mars 1967). Autrement dit, l’absence de communication de ce document affecte la validité de la résolution relative à la désignation du syndic, celle-ci pouvant être alors être annulée.

Reste une inconnue : en cas de contradiction entre la fiche d’information et le contrat, lequel de ces documents faudra-t-il prioriser ? Sur le principe, la fiche met uniquement en exergue certaines informations contenues dans le contrat : on pourrait donc penser que seul ce dernier est à prendre en considération. Pour autant, l’objectif poursuivi étant de faciliter la comparaison des offres et la mise en concurrence des syndics, une fiche d’information erronée serait assurément source de responsabilité pour le professionnel qui l’a établie. Par ailleurs, conformément à l’article 1190 du Code civil, en cas de doute, le contrat doit s’interpréter en faveur du débiteur, le syndicat des copropriétaires en l’espèce. Autrement dit, serait applicable la mesure la plus intéressante pour le syndicat entre le contrat et la fiche d’information. A voir comment les juges trancheront ce point si un tel litige leur est soumis un jour.

@Dilok/Adobestock