CE MOIS-CI DANS LA CHRONIQUE : LES BONS COMPTES D'ALAIN
Parmi ses prérogatives, le syndic doit procéder auprès des copropriétaires, au recouvrement des fonds nécessaires «pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs» (art. 14-1, loi du 10 juillet 1965).
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 684 de décembre 2022
Pour lui faciliter la tâche, la réglementation a dressé la liste de ce que le syndic est en droit d’exiger : l’avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété (anciennement l’avance permanente de trésorerie, ex-fonds de roulement), les provisions du budget prévisionnel (art. 14-1, loi du 10 juillet 1965), les provisions servant à financer les travaux de l’article 14-2 non comprises dans le budget dont l’assemblée doit avoir fixé les modalités, des avances correspondant à l’échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux, des cotisations au fonds de travaux de l’article 14-2, des provisions allouées au conseil syndical au titre des dépenses non comprises dans le budget, des avances destinées à pallier un manque temporaire de trésorerie.
Sauf les travaux d’urgence visés à l’article 18 de la loi conférant au syndic la faculté d’un approvisionnement de fonds de la valeur d’un tiers du devis estimatif, le syndic ne peut s’écarter, en principe, de cette énumération complète édictée par les dispositions de l’article 35 du décret du 17 mars 1967 et les copropriétaires ne peuvent se soustraire au paiement de cette obligation leur incombant, fixée par l’article 10 de la loi. Rappelons que dans l’hypothèse où le syndic engage des travaux d’urgence, il doit informer les copropriétaires et convoquer immédiatement une assemblée générale. Cette dernière peut alors décider d’affecter à leur financement, tout ou partie des sommes déposées sur le fonds de travaux et le délai habituel de convocation fixé à vingt-un jours par l’article 9 du décret, peut être écourté.
En pratique, le syndic doit adresser «… à chaque copropriétaire préalablement à la date d’exigibilité déterminée par la loi, un avis indiquant le montant de la provision exigible» (art. 35-2, décret). Cet avis prend souvent la forme d’un «appel de fonds» ou bien d’une «provision pour charges» et peut être expédié par courriel. Pour les provisions inhérentes à des travaux adoptés en assemblée, un document rappelant leur nature, leur répartition et leur montant doit également être envoyé à chaque copropriétaire avec le calcul de la quote-part correspondant. D’une manière générale, le même principe doit être mis en œuvre pour tout approvisionnement de fonds de quelque nature qu’il soit. L’intérêt pour l’assemblée d’adopter la présentation en sous-comptes consiste à ventiler chaque appel versé sur sa bonne affectation : charges courantes (450-1), charges travaux (450-2), avances (450-3), emprunt (450-4) et cotisation au fonds de travaux (450-5).
Cette méthodologie présente le mérite de faciliter la lisibilité des comptes par chaque copropriétaire. Elle constitue également un avantage pour le syndic qui, au moment d’une vente, appréhende avec certitude les montants à rembourser au vendeur (les avances) et ceux qui restent attribués au lot (les cotisations et provisions). Tout mettre en œuvre dans la comptabilité pour en faciliter sa compréhension, ne peut qu’enrayer toute velléité de contestation et donc maintenir un climat de sérénité notamment au moment de l’approbation des comptes par l’assemblée. Il est du devoir du syndic d’y veiller.
Alain Laux, Directeur d’une union de services
