Ce mois-ci dans la chronique : Les bons comptes d'Alain
Prenons l’exemple d’une petite copropriété ayant édité au début de l’année 2021 un chèque d’un montant de 962,57 € pour un fournisseur qui affirme ne pas l’avoir reçu... Ce chèque reste dans le rapprochement bancaire. Dès lors, quelle écriture doit être passée pour le supprimer ?
Pour l’instant, la durée de validité d’un chèque reste en France métropolitaine d’un an et huit jours à compter de la date de son émission, c’est-à-dire celle qui figure sur le chèque.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 674 de décembre 2021
Le fait que ce paiement reste en rapprochement bancaire atteste qu’il n’est pas débité dans votre banque. Si le fournisseur continue de réclamer le montant de sa prestation, il est fondé dans sa démarche car c’est, en effet, à la copropriété d’apporter la preuve du règlement... Il est parfaitement concevable que ce titre de paiement ait pu s’égarer, n’être jamais arrivé à son destinataire ou avoir été détruit malencontreusement.
Néanmoins et par prudence, pour s’épargner une présentation tardive, il faut commencer par expliquer au fournisseur la situation et exiger de lui une lettre de désistement. Ce document constitue une renonciation à encaisser votre titre de paiement si d’aventure il s’y risquait. En outre, il pourrait vous être réclamé par l’organisme bancaire dans l’hypothèse où il faudrait former une opposition au paiement, à titre de précaution.
Dans votre comptabilité, votre écriture d’origine était certainement la suivante :
401FOUR 962.57 DEBIT 512 BQ 962.57 CREDIT
Il convient de l’annuler en passant une écriture inverse, c’est-à-dire : 512 BQ 962.57 DEBIT 401FOUR 962.57 CREDIT
Vous pourrez ainsi rapprocher vos deux écritures bancaires de 962.57 €, l’une étant au débit et l’autre au crédit.
Ensuite, et dès que vous aurez réceptionné votre désistement, il conviendra de refaire la même écriture que celle que vous aviez faite début 2021, à savoir :
401FOUR 962.57 DEBIT 512 BQ 962.57 CREDIT
Ainsi, vous pourrez lettrer votre compte fournisseur (401FOUR pour notre exemple) qui avait forcément été crédité du même montant au moment de la réception de sa facture et de la saisie dans votre comptabilité.
Pour l’avenir et pour régler vos fournisseurs, optez plutôt pour un virement. C’est rapide et sécurisé avec les moyens technologiques dont on dispose désormais. Certes, l’accès en ligne à votre organisme bancaire représente un coût, mais il a l’avantage de vous éviter ce type de désagrément. Il est d’ailleurs regrettable qu’il n’ait pas été prévu un compte de la classe 6 attribué aux frais bancaires dans le plan comptable spécifique aux syndicats des copropriétaires.
Alain Laux, Directeur d’une union de services
