Ce mois-ci dans la chronique : Les bons comptes d'Alain
Pour la mise en œuvre d’une comptabilité séparée propre à chaque copropriété, doivent être tenu différents documents ou registres. Parmi ceux-ci : la balance générale. Il s’agit d’un état qui fournit une information synthétique sur chaque compte mouvementé et qui en récapitule la totalité au cours d’une périodicité établie, devant comporter un certain nombre d’éléments et a minima :
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 673 de novembre 2021
- le numéro de compte général ;
- son libellé ;
- le total des mouvements au débit ;
- le total des mouvements au crédit ;
- le solde du compte (débiteur ou créditeur).
Les comptes sont présentés et «empilés» par classe, en ordre croissant, dont cinq seulement sont utilisées en copropriété :
- classe 1 : provisions, avances, subventions et emprunts.
- classe 4 : copropriétaires et tiers ;
- classe 5 : comptes financiers ;
- classe 6 : comptes de charges ;
- classe 7 : comptes de produits.
Un “encadré interne” permet de les dissocier l’une de l’autre et de visualiser le sous-total inscrit au bas de chaque classe de cette balance générale devant nécessairement s’équilibrer : le total de la colonne DEBIT devant être égal au total de la colonne CREDIT.
«Le syndic édite deux balances générales des comptes, l’une dite selon la nomenclature comptable du présent arrêté, l’autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Les deux balances sont en concordance» (art. 2, dernier al., arrêté du 14 mars 2005). Il sera possible d’identifier rapidement sur cette balance générale des soldes anormaux pouvant provenir d’une erreur de saisie ou d’une mauvaise imputation, de susciter la vérification du contenu des comptes des débiteurs ou créditeurs divers (460), d’attente (470), ou de régularisation (480), ou bien encore de contrôler la position des copropriétaires à l’égard du syndicat ; «le syndic doit être en mesure de ventiler les sommes exigibles à recevoir de chaque copropriétaire selon les rubriques suivantes : créances sur opérations courantes, … travaux, … cotisation, … avances, … emprunts… » (art. 7, D. 14 mars 2005). Pour assurer un meilleur suivi des fonds versés par les copropriétaires, l’assemblée générale peut décider de procéder à cette ventilation comptable en cinq sous-comptes et la transparence commande de souscrire cette faculté !
Souvent, la balance s’édite en fin d’exercice et justifie certains montants du bilan (annexe 1) comme les soldes bancaires, les soldes des fournisseurs, ou bien les réserves constituées comme les provisions, avances ou les cotisations de l’article 14-2 (L. 10 juil. 1965).
Y figure aussi le cumul des provisions appelées (compte 701) durant l’année comptable, ce qui permet au passage de s’assurer que le budget voté par l’assemblée a bien été respecté.
Enfin, importance majeure, la balance doit corroborer la concordance des chiffres entre le bilan (annexe 1) et le compte de gestion (annexe 2) et comparer le résultat comptable. Ce dernier est constitué par la différence entre les produits de la classe 7 et les charges de la classe 6 et se retranscrit dans l’annexe 2 : dans la partie gauche si le résultat est positif (excédent), dans la partie droite s’il est négatif (déficit).
Alain Laux, Directeur d’une union de services
