Copropriété : Le relevé général des dépenses

par Alain Laux, Directeur d’une union de services
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Ce mois-ci dans la chronique : Les bons comptes d'Alain

Comment répercuter les charges locatives auprès de son locataire ? L’article 11 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 énumère la liste des documents à annexer à la convocation d’une assemblée générale pour la validité des décisions. Pour l’approbation des comptes du syndicat, seules les cinq annexes visées par le décret comptable du 14 mars 2005 sont imposées, le relevé général des dépenses (RGD) n’en fait pas partie… Pourtant, ce document s’avère précieux, notamment pour les copropriétaires-bailleurs. Il dresse l’inventaire de toutes les charges de l’année. De nombreux professionnels le joignent désormais à la convocation d’une assemblée, opération d’autant plus facilitée par les performances des logiciels qui les éditent … 

Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 672 d'octobre 2021

Vous pouvez donc vous référer à ce RGD pour y puiser les éléments rendus nécessaires à la répercussion des charges locatives. En la matière, le principe est simple : en sa qualité d’occupant, le locataire contribue, pour tout ou partie, aux services rendus de la chose louée qui concernent les dépenses courantes d’entretien ou les menues réparations dans les parties communes (énumérées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, pris en application de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986).

Logiquement, il existe deux solutions pour répercuter ces charges auprès d’un locataire. Ponctuellement en apportant les justificatifs des dépenses engagées mais cette méthode qui suppose un accès permanent aux pièces comptables s’avère difficile à mettre en œuvre et fastidieuse. Le procédé le plus couramment utilisé consiste à établir un versement périodique de provisions sur les charges (mensuel, trimestriel…). Dès lors, il convient d’effectuer une régularisation chaque année en comparant le montant des provisions versées par le locataire à celui des dépenses réelles afférentes au lot loué. Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, il incombe au bailleur de reverser un trop perçu et dans l’hypothèse inverse, le locataire doit verser un complément. Dans tous les cas, le montant des charges récupérées doit être justifié. Le relevé général des dépenses révèle donc tout son intérêt. 

Rappelons que pour l’approbation des comptes et dans le cadre de la régularisation annuelle des charges le syndic doit adresser annuellement pour l’information des copropriétaires un projet d’état individuel de répartition des comptes (cf. art. 11, décret II-5°). Ce document contient la valeur des charges, lot par lot, et répartition par répartition ainsi que les volumes d’eau et ou de chauffage si la copropriété est équipée de compteurs. Ces consommations constituent bien des charges récupérables… 

Si votre syndic ne vous délivre pas ce RGD, demandez-le-lui ! Il est d’ailleurs sans doute disponible sur l’extranet… Pour les copropriétaires assujettis à la TVA, là encore ce relevé est indispensable pour récupérer cette taxe. En effet, «les opérations sont enregistrées toutes taxes comprises dans les comptes dont l’intitulé correspond à leur nature. Le montant et le taux des taxes sont indiqués lorsqu’un ou plusieurs copropriétaires ont déclaré être assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)» (cf. art. 3, arrêté 14 mars 2005). 

Alain LauxAlain Laux, Directeur d’une union de services