Ce mois-ci dans la chronique : Les bons comptes d'Alain
Le syndic «assure la gestion comptable et financière du syndicat et … est chargé … de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat…» (art. 18 de la loi de 1965).
L’entrée en vigueur du décret du 14 mars 2005 a consacré une autonomie comptable mais aussi financière des copropriétés devant disposer, chacune, d’une comptabilité individualisée. Fini le temps où il était possible de régler les services d’un prestataire intervenant dans plusieurs immeubles avec un paiement global, de renflouer la caisse d’un immeuble en difficulté par la trésorerie du syndic ou celle d’un autre ensemble immobilier, ou bien encore de livrer du fioul dans cinq lieux différents et s’apercevoir - en comparant le volume livré - que 500 litres se sont évanouis dans la nature !!! L’arrivée d’un plan comptable a constitué une belle avancée. Encore faut-il que les praticiens l’appliquent avec toute la rigueur qui s’impose.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 671 de septembre 2021
Une comptabilité, ce sont des «écritures … passées selon le système dit en partie double» (art. 1er de l’arrêté) qu’il convient de classifier à l’aide de journaux comptables. En copropriété, les principaux journaux utilisés sont : le journal d’achat, le journal de banque, le journal d’appel de fonds, le journal «d’opérations diverses», le journal «cotisations» (art. 14-2) et le journal de répartition. Plus ponctuellement, le journal «d’avances» et le journal de «travaux» sont à mouvementer ainsi que le journal de clôture, une fois l’an. Les journaux doivent impérativement comporter plusieurs informations : la date de l’opération comptabilisée, les comptes mouvementés par l’écriture ainsi que son libellé et, enfin, le montant de l’opération. Ce dernier doit s’inscrire dans une colonne DEBIT ou une colonne CREDIT et elle doit nécessairement s’équilibrer : DEBIT = CREDIT.
Le journal d’achat contient toutes les écritures d’achats de fournitures ou de services des prestataires. Généralement, une écriture prend la forme suivante : le compte du fournisseur en question commençant par 401 où s’inscrit le montant de la dette au CREDIT, puis un compte de la classe 6 pour contrepartie au DEBIT, auquel une répartition spécifique est associée.
Le journal de banque contient toutes les opérations liées à la trésorerie (ou une caisse). Partant du principe qu’on ne mélange jamais les choux et les carottes, il doit y avoir autant de journaux ouverts qu’il existe de comptes bancaires. Une écriture classique est la suivante : 401 FOURNISSEUR, montant au DEBIT avec la Banque 512 en contrepartie au CREDIT.
Le journal d’appel de fonds recueille le montant de la provision DEBITRICE trimestrielle (sauf exception) de chaque copropriétaire (450) avec un compte «centralisateur» de contrepartie : le 701.
Le journal d’opérations diverses (OD) regroupe toutes les écritures diverses et variées qui ne peuvent trouver leur place dans les autres journaux… Logiquement, il y a les écritures de salaires ainsi que celles de bilan ou de régularisation…
Si l’assemblée générale vote une avance, le journal correspondant est mouvementé par une écriture DEBITRICE de chaque copropriétaire (450-3) avec un compte 103 au CREDIT en contrepartie.
En cours ou en fin d’exercice, la lecture des journaux facilite la traçabilité des écritures auxquelles les logiciels attribuent une numérotation destinée, notamment, au lettrage.
Alain Laux, Directeur d’une union de services
