Ce mois-ci dans la chronique : Les bons comptes d'Alain
Est-il possible pour un syndic de s’affranchir d’un rapprochement bancaire mensuel des entités qu’il gère ? Règlementairement, oui. L’édition de l’état de rapprochement bancaire n’est pas obligatoire. Mais les opérations inhérentes aux comptes 512 de banque doivent être tenues méticuleusement. Il est donc vivement conseillé de le faire et de l’éditer (ou de l’archiver électroniquement) mensuellement et pour chaque banque.
article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 662 d'octobre 2020
Parmi les nombreuses obligations édictées par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 qui est d’ordre public (cf. art. 43 de la loi du 10 juillet 1965), la qualité de syndic confère l’impératif d’assurer «la gestion comptable et financière du syndicat». À ce titre, doivent être mises en œuvre toutes les pratiques comptables professionnelles nécessaires à garantir la véracité ainsi que la traçabilité des opérations et être en capacité d’en rendre compte.
Ainsi, lorsque vous effectuez un règlement par chèque à un fournisseur, vous devez saisir votre opération de décaissement à la date de l’émission du chèque ; celui-ci étant forcément débité ultérieurement dans la banque… Si vous réglez par virement, même chose. L’opération doit être saisie à la date du virement. Dans ce deuxième cas, le débit en banque intervient plus rapidement, souvent dans les deux jours qui suivent. Mais les cas d’une saisie le 30 du mois et le débit du 2 du mois suivant sont fréquents.
Lorsque vous recevez des chèques de copropriétaires qui payent leur provision, l’encaissement doit être comptabilisé à la date de la remise de chèques, ceux-ci pouvant très bien être déposés plus tard. Pour un virement, il convient de le saisir à la date de sa constatation en banque.
Le rapprochement bancaire s’avère indispensable pour considérer le décalage calendaire entre les opérations de comptabilisation et celles de constatations bancaires, que ces dernières soient des encaissements ou des décaissements. Il constitue un outil de contrôle permettant de comparer le solde bancaire de comptabilité du solde qui figure sur chaque relevé de banque. L’opération consiste à rapprocher ces deux soldes et doit s’effectuer mensuellement du premier jour au dernier de chaque mois, sur chaque compte bancaire. Si l’une de vos copropriétés détient trois comptes, vous devrez effectuer trois rapprochements bancaires par mois.
Lorsque vous établirez les comptes annuels de chaque copropriété dont vous assurez la gestion, le rapprochement bancaire vous sera d’une grande utilité pour vérifier le contenu de l’annexe 1 du décret du 14 mars 2005. En effet, le solde bancaire renseigné dans la situation financière de trésorerie (pavé haut de gauche), doit être le solde comptable et non bancaire. Sans rapprochement, votre chiffre pourrait s’avérer inexact.
Alain Laux, Directeur d’une union de services
