[N°648] - Les outils numériques de la copropriété

par Paul TURENNE
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Après le tout-papier, puis l’arrivée des logiciels “en dur” souvent difficiles à prendre en main et parfois “usines à gaz”, la gestion numérique des copropriétés est désormais entrée dans une nouvelle ère.
Le développement de solutions 100 % web et une nette amélioration de l’ergonomie permettent aujourd’hui de doper la productivité des professionnels de l’immobilier.

Modules de comptabilité, de préparation et de tenue d’assemblées générales, de gestion électronique des documents ou bien encore d’extranets ou de paie… L’offre numérique atteint aujourd’hui un très fort niveau de développement. Le plus souvent, d’ailleurs avec des solutions clé en main incluant l’ensemble de ces prestations avec plus ou moins d’options payantes.

Vote électronique en assemblée générale

Comme nous l’avons vu, la plupart des éditeurs de logiciels pour les syndics proposent aujourd’hui un module pour la préparation et la tenue d’assemblées générales. Le tout avec des caractéristiques intéressantes pour les professionnels : sauvegarde rapide et automatisée des assemblées générales en cours, accès à tout moment aux détails du vote de chaque résolution, liaison avec le logiciel de syndic et d’autres logiciels, compatibilité avec les lettres recommandées électroniques…
Toutefois, il est possible de pousser la logique un peu plus loin avec le vote électronique qui permet une automatisation du processus et, ce faisant, une accélération de l’accueil des participants ainsi qu’une simplification du déroulé de l’assemblée générale. La collecte des votes étant simplifiée, le nombre d’erreurs humaines lors du contrôle de ces derniers s’en trouve naturellement réduite, et la tâche du dépouillement n’a plus lieu d’être. Sans compter une plus grande clarté lors de l’assemblée générale, puisque les résultats du scrutin vont être immédiatement projetés numériquement sous forme de graphique («pour», «contre» et abstention).
Concrètement, les copropriétaires votent directement depuis une tablette électronique ou un boîtier en saisissant leur voix «pour», «contre» ou «abstention» concernant la résolution énumérée par le gestionnaire de copropriété. Ils se seront toutefois au préalable, enregistrés par signature numérique afin de s’assurer de la légalité du vote.

Les solutions :
• Certaines solutions de vote électronique permettent aux copropriétaires de voter avec leur propre smartphone ou tablette au choix via une identification par code ;
• Il peut être possible de fusionner en un seul vote une série d’une même résolution qui s’applique à différents bâtiments. De quoi accélérer le déroulement de l’assemblée, a fortiori si la résidence comporte plusieurs bâtiments ;
• Ubievent propose une fonction «localisation de boîtier» : le boîtier va ainsi sonner lorsqu’il l’éloignera trop de la base réceptrice, empêchant que des boîtiers ne soient emportés par erreur par des participants ;
• Selon la fréquence des assemblées générales et le nombre de copropriétaires, il est possible de louer le système de vote électronique (clé en main ou à configurer le jour J) ou bien de l’acheter. L’acquisition d’un parc de boîtiers permet ainsi d’alléger le coût d’organisation de l’assemblée générale.

Les acteurs :
• Conselium (01 40 93 99 59 - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.),
• QuizzBox (04 73 14 32 82)
• Ubievent (de l’éditeur Ubiqus : 01 44 14 15 16 - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.)

Archivage numérique : le temps de la maturité

Au-delà de l’aspect comptable, la numérisation de toutes les archives d’une copropriété présente des avantages indiscutables : sauvegarde des données, mise à disposition facilitée, possibilité de libérer de la place occupée par des dossiers papier volumineux du fait de l’externalisation... Reste que pour confier les archives de la copropriété à une société tiers, le syndic doit obligatoirement avoir l’aval du syndicat des copropriétaires, sous peine de nullité du contrat.
Si le syndicat a voté cette externalisation, la responsabilité de la garde des archives incombe alors à la société d’archivage, que celui-ci soit physique ou numérique. 70 % de la masse d’archives d’une copropriété sont constitués de documents, courriers et factures qui doivent légalement être conservés pendant une durée minimale de dix ans. Tandis que les prescriptions civiles et les recours en contentieux sur les parties communes doivent être gardées pendant trente ans, contre 90 ans pour tous les documents touchant au registre personnel et social.

> A noter.- En l’état actuel de la législation, l’archivage numérique ne se substitue pas à l’archivage papier. L’archivage numérique ne se ré-sume pas à une simple numérisation, mais inclut, outre un stockage sécurisé, la possibilité de retrouver facilement chaque archive, notamment par mots-clés.

Gestion électronique de documents et factures

Les solutions de gestion électronique de documents (GED) permettent de dématérialiser et d’automatiser le traitement des documents reçus, à partir du document numérisé. Un bon outil de GED permet ainsi d’automatiser l’ensemble du processus d’enregistrement des factures et, ce faisant, de simplifier l’accès à la documentation comptable et de réduire les délais d’enregistrement.
L’intégralité du cycle de traitement des factures fournisseurs va donc être couvert depuis la réception jusqu’à l’archivage du document en passant par l’enregistrement comptable des factures. Les factures sont alors classées par cœur de métier (syndic, gérance), par immeubles ou lot, tiers, fournisseurs, ou propriétaires. Il suffit dès lors de consulter l’écriture comptable associée pour afficher un document en particulier. Traitement, gestion et transport des documents se font au final en quelques clics.
Remplacer les factures papier par des documents électroniques, évitera ainsi la saisie manuelle des données, facilitera la recherche de documents, et permettra l’archivage de l’ensemble des données comptables.
La quasi-totalité des solutions présentées dans le tableau ci-dessous offre ces fonctionnalités.

Sur les outils numériques de vidéo-protection
Voir Inf. Rap. Copr. n° 590, juillet-août 2013, Inf. Rap. Copr. N° 592, octobre 2013, Inf. Rap. Copr n° 639, juin 2018.

Pour une gestion efficace : Synthèse non-exhaustive
Si quelques grands acteurs de la gestion en copropriété, sont davantage connus, une multitude de sociétés de tailles diverses occupent aujourd’hui ce marché. Difficile donc de prétendre à l’exhaustivité, même si nous nous sommes livrés à une recherche approfondie des solutions les plus abouties disponibles aujourd’hui dans l’hexagone.

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