[N°627] - La copropriété à l'heure du numérique - L'immatriculation

L'immatriculation

Elle est désormais obligatoire et se doit d’être dématérialisée.

La loi ALUR complète le Code de la construction et de l’habitation (CCH) et a imposé désormais l’immatriculation des copropriétés au 31 décembre 2016 pour les copropriétés de plus de 200 lots. Obligation au 31 décembre 2017 pour celles de plus de 50 lots et au 31 décembre 2018 pour les plus petites. Un registre national d’immatriculation des copropriétés (RNCP) géré par l’ANAH (article 52 et 53 de la loi ALUR) a donc été créé. L’objectif de la disposition est de «lutter contre l’habitat indigne, les copropriétés dégradées et faciliter une connaissance globale des pouvoirs publics». «Simple d’utilisation et innovant», selon le ministère du logement, il a pour but de «permettre de mieux connaître le parc de copropriétés, ses caractéristiques (nombre, localisation, taille, âge) et son état afin notamment de permettre aux pouvoirs publics de mieux comprendre les processus de fragilisation des copropriétés, pour intervenir dès les premières difficultés.» Il doit également «permettre de disposer d’éléments de comparaison des charges, utiles aux syndics et aux copropriétaires dans la gestion quotidienne et prospective de leurs copropriétés et favorisant une meilleure information des futurs acquéreurs».

Les annonces immobilières doivent également désormais préciser si le lot mis en vente est soumis au statut de la copropriété, le montant annuel des charges, le nombre de lots, et si le syndicat des copropriétaires fait l’objet de procédures liées aux copropriétés en difficulté. De plus, un copropriétaire peut désormais mettre en demeure le syndic de procéder à l’immatriculation ou à la mise à jour des informations si celui-ci tarde à le faire. Si la demande est faite par l’ANAH au syndic et sans action de sa part un mois après la mise en demeure, le syndic risque une astreinte de 20 € par lot et par semaine de retard, une somme non imputable aux copropriétaires (sauf si le syndic est bénévole). En outre, le syndicat ne pourra bénéficier d’aucune subvention publique.

Ce nouveau registre s’articule autour d’un site internet dédié, et ce depuis le 1^er novembre 2016 : www.registre-coproprietes.gouv.fr.

C’est au syndic qu’il revient de réaliser les formalités d’immatriculation. Il peut ainsi prétendre à rémunération, puisque cela correspond à une prestation particulière pour l’immatriculation initiale du syndicat. Il met à jour les données financières une fois par an, et dans les deux mois suivant la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés.

Avant de s’immatriculer, le syndic doit créer un compte de télédéclarant sur le site dédié. Il peut, ensuite, opter pour une télédéclaration par saisie manuelle ou en utilisant un logiciel de gestion (si compatible avec le site). La connexion sur le site se fait ensuite par le biais d’une authentification élevée et sûre (certificat d’authentification de profil Serveur, niveau RGS), qui apporte des garanties importantes en terme de sécurité, indispensable à l’heure où les attaques informatiques sont courantes. Le premier compte créé est dit inactif, le télédéclarant devant attendre le code envoyé par l’ANAH à l’adresse postale fournie en amont, dans un délai de deux mois suivant le dépôt de la demande. Passé ce délai, le compte est supprimé et la démarche doit être refaite. Une fois le code reçu, le syndic télédéclarant accède à son compte en indiquant son adresse électronique et son mot de passe. Il peut modifier les données de son compte à tout moment, sauf sa civilité, son nom et son prénom. Si cette modification est néanmoins nécessaire, il devra en faire la demande à l’ANAH qui pourra alors demander des justificatifs. Une fois l’immatriculation effectuée, l’ANAH attribue un numéro national unique à la copropriété, lequel sera mentionné dans l’acte de vente des lots de copropriété. La consultation en ligne de principaux documents de la copropriété sera possible mais dans des conditions propres à chacun.
L’arrêté du 10 octobre 2016 relatif au traitement de données à caractère personnel intitulé “registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires” pris en application des articles R. 711-1 à R. 711-21 du CCH, et paru au JO du 26 octobre 2016 afin de compléter le décret du 26 août 2016, précise, entre autres, que le seuil de dette à prendre en considération pour calculer le nombre de copropriétaires débiteurs est fixé à 300 €.
Concernant la conservation des données, les pièces justificatives fournies pour la demande de rattachement sont conservées six mois, l’attestation d’immatriculation initiale  sans délai jusqu’à la dissolution éventuelle du syndicat des copropriétaires, l’attestation de dissolution pendant trois ans après la date du fait générateur de la dissolution, et les attestations de mise à jour annuelle du dossier d’immatriculation pendant cinq ans suivant leur établissement.