[N°627] - La copropriété à l'heure du numérique - L'archivage

par Julie HAINAUT
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L'archivage

Le syndic détient les archives de la copropriété, à savoir le règlement de copropriété, la liste des copropriétaires, les documents comptables, les registres de procès-verbaux d’assemblées générales, les plans, les correspondances… Tout ce qui a trait à l’immeuble en question et au syndicat. Il a pour obligation de les conserver le temps de son mandat et les remettre, si les copropriétaires décident de changer de syndic, au nouveau syndic. Aucune dérogation n’est envisageable. L’article L. 211-1 du Code du patrimoine, modifié par la loi du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine, précise que «les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale…» Il existe une multitude de pièces administratives et comptables, dont la liste ne pourrait être dressée. L’heure du tout numérique permettrait d’archiver tous ces documents sans limite de conservation dans le temps. Le risque ? Que les syndics ne soient pas dotés d’outils informatiques compatibles permettant de stocker à l’infini ces archives.

Comme l’affirme Nathalie Figuière-Brocard (Inf. rap. copr. n° 624, L’archivage à l’ère du numérique), «l’archivage numérique en vue d’une exploitation sur l’extranet de la copropriété, est sans conteste une facilité pour des copropriétaires non-résidents, car il permet une gestion à distance de son bien 24h/24. Mais son intérêt se cristallise sur les seuls bénéficiaires d’une connexion Internet.»