"La loi ALUR a permis de clarifier la question de la gestion des archives."
Yvan Zaouche est le président de la société Pro.Archives qu’il a créée en mai 2000. Pro.Archives est un acteur reconnu des professionnels de la copropriété. La société, dont le siège social est basé à Nîmes dispose de 47 centres de conservation sécurisés répartis sur 28 sites en France et 4 pôles de numérisation. A ce jour, 85 000 syndicats de copropriétaires lui confient la gestion de leurs archives.
©Pro Archives
Quelles sont les prestations proposées par Pro.Archives à l’adresse des syndicats de copropriétaires ?
Pro.Archives propose depuis près de 20 ans une gamme complète de solutions d’archivage physique et numérique pour la gestion des copropriétés. Nous “intégrons” les administrateurs de biens dès la conception de nos solutions afin de fournir une réponse métier adaptée dans le respect de la règlementation en vigueur. Nous assurons ainsi aux copropriétaires la préservation de la mémoire de la copropriété tout au long du cycle de vie des documents. Nous fournissons une prestation de prise en charge des archives physiques sur 10 ans. Cette offre tout inclus comprend : l’enlèvement des archives au cabinet, la conservation dans nos centres sécurisés, la gestion des archives via “l’espace client”, les consultations illimitées, le réapprovisionnement annuel, l’élimination en fin de conservation sur accord du syndic et le transfert des archives dans le cas d’une perte de mandat. En complément de cette offre physique, nous proposons une solution de numérisation des archives (n-1) baptisée Pro.Numérique. Cette solution permet de visualiser, gérer ou encore imprimer les archives préalablement numérisées. Les documents faisant l’objet de consultations régulières deviennent ainsi facilement accessibles pour l’ensemble des collaborateurs du syndic, en temps réel et depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, Smartphone). La prestation numérique offre un confort supplémentaire tout en ayant la possibilité, en cas de besoin, d’obtenir sous 48h maximum la livraison du document original. Enfin, un archivage numérique permet de sécuriser le risque de perte ou de dégradation des documents physiques originaux.
En quoi la loi du 24 mars 2014 (dite loi ALUR) a-t-elle eu une incidence sur votre relation avec les copropriétés ?
Les professionnels de la copropriété sont confrontés au quotidien à des volumes d’archives qui ne cessent de croître et qui deviennent problématiques à gérer en raison de plusieurs facteurs : le nombre et la diversité des documents à conserver en agence, les durées légales de conservation pouvant aller jusqu’à 90 ans ou plus, le manque d’espace ou encore le coût au m2 lié à l’entreposage dans les locaux. Saviez-vous que, par exemple, sur dix ans, pour un immeuble de 100 lots, les archives occupent en moyenne huit mètres linéaires de classement, soit 400 kg de documents ? Fort de ce constat, professionnels de la copropriété et copropriétaires s’accordent sur le caractère indispensable d’un archivage de qualité permettant d’assurer une bonne administration de l’immeuble. En ce sens, la loi ALUR a permis de clarifier la question de la gestion des archives, si souvent source de polémiques et de contentieux au sein des copropriétés. Depuis cette date, le syndic a l’obligation de «soumettre au vote de l’assemblée générale, à la majorité de l’article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat». Seul propriétaire de ses archives, le syndicat des copropriétaires décide de confier l’externalisation de ses archives à une entreprise spécialisée. Nous considérons que la prise en compte des besoins et la satisfaction du syndicat des copropriétaires sont tout aussi importants que ceux des administrateurs de biens.
Pouvez-vous nous préciser de quelles manières s’effectue l’accès aux archives lorsqu’un tiers les détient ?
Pro.Archives garantit la sécurité et la disponibilité des archives de la copropriété, à tout moment, grâce à une répartition géographique performante de notre réseau de bâtiments partout en France. Pour assurer un accès rapide et transparent aux documents, nous avons développé un outil web commun pour une gestion complète des archives physiques et numériques. L’accès aux documents de l’immeuble s’effectue via notre “espace client” par le biais d’un compte personnel, accessible aux membres habilités du syndic, et sécurisé par des identifiants. Cet espace est accessible 24h/24 et 7j/7 via un simple navigateur web (Solution Saas). Le syndic consulte ainsi son inventaire en ligne, sélectionne la copropriété concernée grâce à la fonction recherche et commande sa boîte en quelques clics. Notre service de livraison est assuré au cabinet en 48h maximum. Enfin, dans le cas où le client bénéficie en complément de la prestation numérique, la consultation des documents numérisés (n-1) s’effectue alors de manière instantanée, offrant un gain de temps et une meilleure réactivité dans le traitement des dossiers et des éventuels litiges.
Comment est calculée la rémunération afférente à la conservation des archives d’un syndicat ?
Toutes nos formules sont établies sur la base d’un forfait annuel facturé au lot de copropriété. Nous sommes le seul acteur sur le marché à proposer ce type de contrat et de facturation. En tant que spécialiste, Pro.Archives a fait le choix d’une tarification claire et tout compris afin de garantir un tarif sans dépassement, donc conforme au budget de l’immeuble. Cela représente en général moins de 0,15 % des charges du budget annuel. En dehors de toutes les prestations d’archivage et de gestion évoquées [ci-dessus – ndlr], nos formules intègrent également toutes les assurances et les garanties (inondations, incendie, vol..) indispensables à la sécurité de vos archives. Nous rappelons que l’archivage est une activité réglementée ; ainsi tous nos centres de conservation sécurisés sont astreints à des normes techniques strictes telles que NF-Z40-350.
