L’envoi de documents
Le fonctionnement parfois complexe d’une copropriété peut entraîner des coûts importants, notamment liés aux frais d’envoi des convocations d’assemblée générale, des notifications de procès-verbaux d’assemblées générales ou des mises en demeures. Le décret du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis, ouvre la possibilité de procéder à ces envois par voie électronique. La possibilité d’envoi numérique n’existe que pour ces deux cas. Les appels de fonds, par exemple, ne peuvent être envoyés via ce biais, même si les copropriétaires donnent leur consentement. Ils doivent être envoyés par le syndic par lettre simple (article 35-2 du décret du 17 mars 1967). Ainsi, si un appel de fonds est envoyé de manière électronique, il sera inopposable au copropriétaire, lequel pourrait contester.
Le décret précité complète l’article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis afin que le syndic dispose d’une adresse électronique actualisée des copropriétaires souhaitant bénéficier de la dématérialisation des envois. Il modifie également l’article 64 du décret de 1967, supprimant la référence à la télécopie et crée de nouveaux articles précisant les modalités et conditions de mise en œuvre de cette dématérialisation. Ainsi, l’article 64-1 du même décret précise que lorsque l’accord exprès du copropriétaire n’est pas formulé en assemblée générale, le copropriétaire peut le communiquer au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique. Elles ont, toutes deux, la même valeur juridique. L’article 64-2 affirme, quant à lui, que le copropriétaire peut, quand il le souhaite, notifier au syndic qu’il refuse comme c’était le cas auparavant, d’être rendu destinataire des notifications ou des mises en demeure par voie électronique, en adressant une lettre recommandée avec accusé de réception ou une lettre recommandée électronique.
Deux autres dispositions sont insérées dans le dévret de 1967. En effet, l’article 64-3 précise que «les notifications et mises en demeure par voie électronique peuvent être effectuées par lettre recommandée électronique dans les conditions définies à l’article 1369-8 du Code civil. Dans ce cas, le délai qu’elles font courir, a pour point de départ le lendemain de l’envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique prévu au premier alinéa de l’article 3 du décret n° 2011-144 du 2 février 2011 relatif à l’envoi d’une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat. Dans le cas où il est fait application des articles 4 et 5 du même décret, le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d’avis de réception au domicile du destinataire.» L’article 64-4 énonce que «les articles 64-1 à 64-3 sont applicables lorsqu’un administrateur provisoire est désigné en application de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ou lorsque l’assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical ou par un copropriétaire dans les conditions définies aux articles 8 et 50.»
L’article 65, modifié par le décret précité, spécifie que les copropriétaires, ayant au préalable manifesté leur accord pour recevoir des notifications et mises en demeure par voie dématérialisée, notifient au syndic leur adresse électronique. Attention : pour notifier les documents de manière dématérialisée, le syndic doit ainsi obtenir le consentement exprès du copropriétaire, qui doit être donné en amont de l’envoi électronique.
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